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TriNet HR Plus (ASO)

Electric s'intègre à TriNet HR Plus (ASO) pour automatiser les flux de travail d'intégration, de départ et de gestion des changements des employés entre les RH et les TI. Les informations sur les employés saisies dans TriNet HR Plus se synchronisent dans Electric environ toutes les 3 heures, déclenchant automatiquement des tâches et des flux de travail TI pour votre organisation.

Cette intégration permet d'automatiser :

  • L'approvisionnement et la révocation des applications

  • L'attribution et la récupération du matériel

  • La gestion des accès par département et par groupe

  • Les flux de travail liés au cycle de vie des employés

  • Les actions de sécurité des appareils

  • La coordination TI entre les équipes RH et TI

Si votre organisation utilise TriNet HR Plus, l'intégration est facilitée par Merge. Merge agit comme pont sécurisé entre TriNet HR Plus et Electric, assurant une synchronisation fiable et sécurisée des données des employés.

Instructions d'intégration

Étape 1 : Accédez à vos identifiants d'intégration

Pour des instructions de connexion détaillées propres à TriNet HR Plus via Merge, veuillez consulter :

How to Link Your Account

Étape 2 : Complétez l'intégration dans Electric

Une fois que vous avez vos identifiants TriNet, retournez dans Electric pour terminer la configuration de l'intégration.

  • Accédez aux Paramètres dans Electric

  • Sélectionnez l'onglet Intégrations

  • Repérez TriNet HR parmi les intégrations de systèmes RH disponibles

  • Cliquez sur Connecter

  • Entrez les identifiants suivants :

    • Company ID

    • Client ID

    • Client Secret

  • Cliquez sur Soumettre

Vous êtes prêt!

Pour les clients du plan TriNet HR, l'écran d'intégration s'affichera automatiquement après la première connexion à Electric.

Besoin d'aide ?

Si vous rencontrez des problèmes lors de la configuration ou si vous avez des questions sur l'intégration TriNet HR Plus, notre équipe de soutien est là pour vous aider.

Veuillez nous contacter à : support@electric.ai

Intégration des employés

Étape 1 : L'employé est ajouté dans TriNet HR Plus

Lorsqu'une intégration d'employé est initiée dans TriNet HR Plus, les informations sur l'employé se synchronisent dans Electric lors de la prochaine synchronisation planifiée (environ toutes les 3 heures).

Une fois synchronisé, Electric génère automatiquement une tâche Compléter la configuration TI.

Une notification par courriel est envoyée à un ou plusieurs responsables d'intégration désignés au sein de votre organisation.

Étape 2 : Compléter la configuration TI

Le responsable d'intégration se connecte à Electric et complète le flux de travail d'intégration.

Au cours de cette étape, le responsable détermine :

  • Les applications que l'employé devrait recevoir

  • Si l'employé a besoin de matériel de l'entreprise

Étape 3 : Attribuer des groupes et des accès aux applications

L'accès des employés est géré par des groupes configurés dans Electric.

Accès basé sur le département

Le département de l'employé provenant de TriNet HR Plus se synchronise automatiquement dans Electric. Lors de la mise en œuvre, les règles d'accès aux applications sont configurées en fonction des correspondances de départements.

Par exemple :

  • Les employés des Ventes peuvent recevoir accès à Salesforce, Gong et Zoom

  • Les employés de l'Ingénierie peuvent recevoir accès à GitHub, Jira et AWS

Groupes personnalisés

Votre organisation peut également créer des groupes personnalisés supplémentaires tels que :

  • Direction

  • Leadership

  • Sous-traitants

  • Équipes régionales

  • Groupes d'applications spécialisés

Les groupes personnalisés peuvent également attribuer automatiquement des accès aux applications.

Étape 4 : Approvisionnement des applications

Une fois les groupes attribués, Electric approvisionne automatiquement les comptes pour les applications prises en charge et connectées pour l'automatisation.

Cela inclut la création de comptes de courriel si votre organisation utilise :

  • Microsoft 365

  • Google Workspace

Le compte de courriel de l'employé est créé en utilisant l'adresse courriel professionnelle saisie dans TriNet HR Plus.

Applications sans automatisation

Si une application n'est pas connectée à Electric ou n'est pas configurée pour l'automatisation, une tâche manuelle est générée pour votre responsable d'applications désigné.

Ce même flux de travail s'applique également lors des départs et des changements de groupe.

Étape 5 : Attribution ou achat de matériel

Si du matériel est nécessaire, Electric génère une tâche distincte Équiper le nouvel employé.

Cette tâche est assignée à votre responsable de matériel désigné.

Si la même personne est à la fois responsable d'intégration et responsable de matériel, elle passera immédiatement au flux de travail matériel.

La tâche est complétée une fois que le matériel est :

  • Acheté depuis le magasin de matériel Electric

  • Attribué depuis l'inventaire existant

Étape 6 : Magasin de matériel et inventaire

Dans Electric, le flux de travail matériel contient deux onglets principaux.

Magasin de matériel

Achetez du nouveau matériel et des accessoires directement via Electric.

Actifs de l'entreprise

Attribuez l'inventaire existant de l'entreprise aux employés.

Une fois la commande ou l'attribution complétée :

  • La tâche Équiper le nouvel employé se ferme automatiquement

  • Les actifs sont assignés directement à l'employé

Compléter la configuration TI avant la synchronisation TriNet

Si la configuration TI doit être complétée avant que l'employé existe dans TriNet HR Plus :

Accédez à :

Employés → Ajouter un employé

Saisissez les informations de l'employé manuellement

Assurez-vous que l'adresse courriel professionnelle correspond à celle qui sera ultérieurement saisie dans TriNet HR Plus

Electric vous guidera immédiatement à travers le flux de travail Compléter la configuration TI.

Une fois l'employé ajouté dans TriNet HR Plus et la prochaine synchronisation effectuée, les dossiers fusionnent automatiquement en fonction de l'adresse courriel professionnelle.

Changements de groupe et de département

Étape 1 : Changement de département ou de groupe dans TriNet HR Plus

Lorsqu'un employé change de département dans TriNet HR Plus, Electric détecte automatiquement la mise à jour lors du prochain cycle de synchronisation (environ toutes les 3 heures).

Electric génère ensuite une tâche Changement de groupe.

Cette tâche est automatiquement assignée à votre responsable d'applications par défaut ou à vos responsables désignés.

Étape 2 : Examiner les modifications d'accès

La tâche Changement de groupe permet à votre équipe de déterminer :

  • Les applications que l'employé devrait conserver de son département précédent

  • Les applications qui devraient être retirées

  • Les nouvelles applications qui devraient être accordées en fonction du nouveau département ou des nouveaux groupes de l'employé

Ce flux de travail met également à jour les paramètres d'accès au niveau du groupe, tels que :

  • Les groupes Okta

  • Les groupes Microsoft Entra

  • Les canaux Slack

  • Les autres systèmes connectés basés sur des groupes

Étape 3 : Mises à jour des applications et des groupes

Pour les applications connectées à Electric et configurées pour l'automatisation :

  • L'accès est automatiquement créé, mis à jour ou révoqué

Pour les applications qui ne sont pas connectées ou non configurées pour l'automatisation :

  • Des tâches manuelles sont générées automatiquement

  • Les tâches sont assignées à vos responsables d'applications désignés

Cela garantit que les employés reçoivent les accès appropriés tout en réduisant la coordination manuelle des TI lors des changements de rôle ou de département internes.

Départ des employés

Étape 1 : L'employé est mis fin à son emploi dans TriNet HR Plus

Lorsqu'un employé est mis fin à son emploi dans TriNet HR Plus, les informations de cessation d'emploi se synchronisent dans Electric dans un délai d'environ 3 heures.

La tâche de départ apparaît automatiquement le dernier jour d'emploi de l'employé.

Cessations d'emploi le jour même

Pour les cessations d'emploi immédiates, vous avez deux options :

  • Attendre la prochaine synchronisation TriNet HR Plus

  • Déclencher manuellement le flux de travail en accédant à :

Profil de l'employé → Actions → Départ de l'employé

Étape 2 : Révoquer l'accès aux applications

La première étape du flux de travail de départ consiste à révoquer l'accès aux applications.

Révocation automatisée

Si les applications sont :

  • Connectées à Electric

  • Configurées pour l'approvisionnement automatisé

L'accès est automatiquement révoqué immédiatement après l'exécution de cette étape.

Cela peut inclure :

  • Microsoft 365

  • Google Workspace

  • Slack

  • Zoom

  • Salesforce

  • D'autres applications connectées

Tâches de révocation manuelle

Pour les applications qui ne sont pas connectées ou configurées pour l'automatisation, Electric génère des tâches manuelles pour votre ou vos responsables d'applications désignés.

Étape 3 : Choisir une méthode de récupération des appareils

Ensuite, vous déterminez comment le matériel de l'entreprise doit être traité.

Les options disponibles incluent :

  • Expédier l'appareil à l'entrepôt Electric

  • Expédier l'appareil à un site de l'entreprise, comme le siège social

  • Permettre à l'employé de retourner l'appareil en personne

  • Permettre à l'employé de conserver l'appareil après son emploi

Étape 4 : Retours d'appareils par code QR

Si vous choisissez l'une ou l'autre des options suivantes :

  • Entrepôt Electric

  • Retour à un site de l'entreprise

Electric génère automatiquement un code QR et l'envoie par courriel à l'employé dont l'emploi a pris fin, une fois la tâche Départ de l'employé complétée.

L'employé peut alors :

  • Apporter l'ordinateur portable et le câble de recharge à un comptoir UPS

  • Présenter le code QR

UPS se chargera de :

  • Emballer l'appareil

  • Assurer l'expédition

  • Expédier l'appareil à la destination que vous avez sélectionnée

Cela élimine le besoin pour l'employé d'emballer ou d'étiqueter l'appareil lui-même.

Étape 5 : Actions de sécurité des appareils (plan Pro)

Si vous êtes un client Pro et que l'appareil a le MDM installé, vous serez invité à choisir comment l'appareil doit être sécurisé.

Les options disponibles incluent :

  • Effacer l'appareil à distance

  • Verrouiller l'appareil

  • Laisser l'appareil inchangé

Laisser l'appareil inchangé n'est pas recommandé pour des raisons de sécurité.

Cette étape n'apparaît que pour les appareils avec un MDM pris en charge installé.

Étape 6 : Confirmer les informations d'expédition

Si un retour par code QR a été sélectionné, il vous sera demandé de confirmer :

  • L'adresse d'origine de l'expédition

  • L'adresse de destination

Les adresses peuvent être modifiées avant de finaliser le flux de travail de retour.

Étape 7 : Consulter le statut du départ

Une fois le flux de travail complété, vous serez redirigé vers la page du profil de l'employé.

Depuis le profil de l'employé, vous pouvez consulter :

  • Les applications dont l'accès a déjà été révoqué

  • Les applications dont la suppression est encore en attente

  • Le matériel de l'entreprise attribué

  • Le statut du retour des appareils

Les appareils demeurent assignés à l'employé dont l'emploi a pris fin jusqu'à ce que le matériel soit physiquement reçu et réattribué ou placé dans l'inventaire.