Tâches

Introduction

Les tâches sont des fonctionnalités essentielles pour gérer vos opérations TI. Les tâches dans Electric sont conçues pour aider tous les utilisateurs à organiser, prioriser et accomplir leur travail en un seul endroit. Les tâches offrent une façon structurée de suivre les travaux, les échéances et les responsabilités, afin que rien ne soit oublié.

Objectif des tâches

Chaque tâche comprend des détails tels qu'un titre, une description, une date, le membre de l'équipe demandeur et le membre de l'équipe assigné. Cela permet aux utilisateurs de diviser les grands projets en étapes plus petites et gérables, assurant ainsi clarté et concentration. Les tâches sont utiles dans les environnements à rythme rapide où le suivi de plusieurs demandes est important pour la productivité des employés.

Pour les entreprises, les systèmes de gestion des tâches peuvent également fournir des informations précieuses grâce aux rapports et à la conformité. Les gestionnaires peuvent surveiller les taux de complétion des tâches, identifier les goulots d'étranglement et ajuster les charges de travail au besoin. Ils peuvent également exporter les listes d'accès demandés à des fins d'audit et de conformité, comme le SOC2. Cela favorise un environnement de travail plus organisé et productif, menant ultimement à de meilleurs résultats pour l'organisation et ses employés.

Comment consulter les détails d'une tâche

Pour accéder aux informations détaillées d'une tâche :

1. Connectez-vous à Electric

2. Cliquez sur l'icône Tasks dans le menu supérieur (elle ressemble à un crochet)

3. Repérez la tâche que vous souhaitez consulter dans votre liste de tâches

4. Cliquez sur le titre de la tâche pour ouvrir la page Task Details

5. Consultez toutes les informations pertinentes dans les sections Task Details et Employee Details

Pour marquer une tâche comme terminée :

1. Ouvrez la page Task Details pour la tâche que vous avez complétée

2. Vérifiez que toutes les actions requises ont été effectuées

3. Cliquez sur le bouton Mark as Done

4. La tâche sera retirée de votre liste de tâches actives et consignée comme complétée

Consultation des tâches – Permissions

Les administrateurs du compte Electric peuvent consulter les tâches à l'échelle de leur organisation.

Les employés sans le rôle d'administrateur pourront uniquement voir les tâches qui leur sont assignées pour action en tant que champion.

Les tâches complétées via une automatisation connectée dans Electric seront indiquées comme assignées à Electric, et la complétion automatisée sera affichée dans le tableau des tâches.

Consultation des tâches – Assignations

Les administrateurs du compte Electric peuvent s'assurer que les tâches sont acheminées aux bonnes personnes en ajustant les paramètres d'assignation. Accédez aux paramètres de catégorie de demande pour mettre à jour vos préférences.

Pour personnaliser les assignataires pour des applications individuelles, mettez à jour le App Champion dans la page de paramètres de l'application. Vos modifications prendront effet immédiatement pour toutes les tâches générées à partir de ce moment.

Qu'est-ce qu'un « Champion »?

Le terme « champion » désigne l'employé qui détient des privilèges de niveau administrateur et agit comme principal décideur pour une catégorie spécifique de demandes.

Le champion agit comme la personne responsable de l'examen, de l'approbation ou du rejet des demandes dans son domaine désigné, s'assurant que toutes les demandes et modifications apportées aux applications et au matériel sont conformes aux politiques et aux budgets de l'organisation.

Veuillez noter que le champion peut être un administrateur ou un employé dans Electric.

Cependant, tous les champions doivent disposer des niveaux de privilèges appropriés dans l'application tierce ou dans les autres portails pertinents pour effectuer des actions au nom des personnes qui soumettent des demandes.

Réassigner une tâche

Pour réassigner une tâche à un autre employé, accédez à la page de détails de la tâche en cliquant sur le titre de la tâche dans la première colonne de http://my.electric.ai/tasks .

Utilisez le menu déroulant dans la zone de détails de la tâche, sur le côté droit, pour sélectionner le nouvel employé souhaité.

Cet employé recevra un courriel et verra cette tâche dans sa file de tâches dès la soumission.

Données des tâches – Ce qui est inclus

La page Task Details affiche les informations essentielles sur chaque tâche, organisées en sections claires qui vous aident à comprendre ce qui doit être fait et pourquoi.

Section Task Details

• Assignee : Le champion responsable de compléter la tâche et de la marquer comme terminée dans Electric

• Task Created By : La personne qui a initié la tâche ou le flux de travail

• Category : Le type de demande (p. ex., Applications, Connectivity, Devices, Something Else)

• Created Date : La date à laquelle la tâche a été générée

Section Employee Details

• Requested For : L'employé qui a besoin du service ou de l'accès

• Job Title : Le rôle de l'employé au sein de votre organisation

• Group : Le ou les groupes assignés à l'employé, qui aident à déterminer son accès aux applications

• Employee Email : L'adresse courriel professionnelle de l'employé

• Created : L'horodatage indiquant quand la demande a été initiée

Conseils pour gérer les tâches

• Consultez les détails de la tâche avant de commencer : Comprendre le contexte complet vous aide à compléter les tâches plus efficacement

• Utilisez les informations sur l'employé : L'appartenance à un groupe et le titre du poste fournissent un contexte utile sur les accès que l'employé devrait avoir

• Communiquez au besoin : Si vous avez des questions sur une tâche, contactez la personne qui l'a créée

• Complétez les tâches rapidement : Une complétion rapide des tâches assure une expérience d'intégration et de désintégration fluide pour votre équipe

Assignations des tâches

Comprendre les champions principaux et secondaires

Electric utilise une structure de champions claire pour assurer l'imputabilité tout en offrant une couverture de secours au besoin.

• Champions principaux : Le champion principal est le responsable principal d'une tâche et reçoit des notifications par courriel directes lorsqu'une nouvelle demande est créée. Ce champion est responsable de compléter la tâche et de s'assurer que la demande est traitée rapidement.

• Champions secondaires : Les champions secondaires assurent une couverture de secours et restent informés via des notifications par courriel en copie conforme. Bien qu'ils ne soient pas les responsables principaux, ils peuvent intervenir pour aider si le champion principal est indisponible ou a besoin de soutien.

• Assignation par défaut : Si aucune assignation manuelle n'existe pour une catégorie de demande ou une application, le premier administrateur de votre organisation devient automatiquement le champion principal par défaut.

• Notifications par courriel : Lorsque vous êtes assigné comme champion pour une catégorie ou une application, vous recevrez un courriel de confirmation vous informant de votre nouvelle responsabilité. Les champions principaux reçoivent des notifications de tâches directes, tandis que les champions secondaires sont mis en copie conforme pour rester informés.

• Rappels automatisés : Pour maintenir la progression des tâches, Electric envoie des courriels de rappel automatisés pour les tâches ouvertes et en retard après 72 heures sans action.

Assignation des tâches : Comment ça fonctionne

Lorsque des tâches sont créées lors d'intégrations, de désintégrations ou de demandes d'accès, Electric les assigne automatiquement au champion principal approprié en fonction de la catégorie de demande ou des paramètres de l'application que vous avez configurés.

Imputabilité claire, meilleurs résultats

Cette approche assure une imputabilité claire tout en maintenant les champions de secours informés et prêts à intervenir au besoin.

Comment ça fonctionne en pratique

Supposons que Jane Doe est la championne principale et John Doe est un champion secondaire pour les demandes d'accès aux applications. Leur collègue, Alex, soumet une demande pour réinitialiser son mot de passe pour le portail RH de l'entreprise.

Voici ce qui se passe :

• Une tâche est créée et assignée à Jane (championne principale)

• Jane reçoit une notification par courriel directe au sujet de la tâche

• John reçoit un courriel en copie conforme pour rester informé

• Jane réinitialise le mot de passe d'Alex depuis le portail administrateur

• Alex reçoit une seule réinitialisation de mot de passe propre de la part de Jane

Dans un autre exemple, Jane est en congé cette semaine-là :

• Une tâche est créée et assignée à Jane (championne principale)

• Jane reçoit une notification par courriel directe au sujet de la tâche

• La tâche n'est pas complétée, un rappel par courriel est envoyé à Jane et à John

• John reçoit un courriel en copie conforme pour rester informé

• John prend en charge les tâches ouvertes et réinitialise le mot de passe d'Alex depuis le portail administrateur

• Alex reçoit une seule réinitialisation de mot de passe propre de la part de John