TriNet HR Plus (ASO)

Electric se integra con TriNet HR Plus (ASO) para automatizar los flujos de trabajo de incorporación, desvinculación y gestión de cambios de empleados entre RR. HH. y TI. La información de los empleados ingresada en TriNet HR Plus se sincroniza en Electric aproximadamente cada 3 horas, activando automáticamente tareas y flujos de trabajo de TI para tu organización.

Esta integración ayuda a automatizar:

• Aprovisionamiento y revocación de aplicaciones.

• Asignación y recuperación de hardware.

• Gestión de acceso basada en departamentos y grupos.

• Flujos de trabajo del ciclo de vida de los empleados.

• Acciones de seguridad de dispositivos.

• Coordinación de TI entre los equipos de RR. HH. y TI.

Si tu organización usa TriNet HR Plus, la integración se facilita a través de Merge. Merge actúa como el puente seguro entre TriNet HR Plus y Electric, garantizando que los datos de los empleados se sincronicen de manera confiable y segura.

Instrucciones de integración

Paso 1: Acceder a tus credenciales de integración

Para obtener instrucciones de conexión detalladas específicas para TriNet HR Plus a través de Merge, consulta: Cómo vincular tu cuenta.

Paso 2: Completar la integración en Electric

Una vez que tengas tus credenciales de TriNet, regresa a Electric para completar la configuración de la integración.

1. Navega a Configuración dentro de Electric.

2. Selecciona la pestaña Integraciones.

3. Localiza TriNet HR en las integraciones de sistemas de RR. HH. disponibles.

4. Haz clic en Conectar.

5. Ingresa las siguientes credenciales:

   • ID de empresa

   • ID de cliente

   • Secreto de cliente

6. Haz clic en Enviar.

¡Todo listo!

Para los clientes del plan de RR. HH. de TriNet, la pantalla de integración aparecerá automáticamente después de iniciar sesión en Electric por primera vez.

¿Necesitas ayuda?

Si encuentras algún problema durante la configuración o tienes preguntas sobre la integración con TriNet HR Plus, nuestro equipo de soporte está aquí para ayudarte.

Comunícate con: support@electric.ai

Incorporación de empleados

Paso 1: El empleado se agrega en TriNet HR Plus

Cuando se inicia la incorporación de un empleado en TriNet HR Plus, la información del empleado se sincronizará en Electric durante la próxima sincronización programada (aproximadamente cada 3 horas).

Una vez sincronizado, Electric genera automáticamente una tarea de Completar configuración de TI.

Se enviará una notificación por correo electrónico a uno o más campeones de incorporación designados dentro de tu organización.

Paso 2: Completar la configuración de TI

El campeón de incorporación inicia sesión en Electric y completa el flujo de trabajo de incorporación.

Durante este paso, el campeón determina:

• Qué aplicaciones debe recibir el empleado.

• Si el empleado requiere hardware de la empresa.

Paso 3: Asignar grupos y acceso a aplicaciones

El acceso de los empleados se gestiona a través de grupos configurados en Electric.

Acceso basado en departamentos

El departamento del empleado de TriNet HR Plus se sincroniza automáticamente en Electric. Durante la implementación, las reglas de acceso a las aplicaciones se configuran según las asignaciones de departamentos.

Por ejemplo:

• Los empleados de Ventas pueden recibir Salesforce, Gong y Zoom.

• Los empleados de Ingeniería pueden recibir GitHub, Jira y AWS.

Grupos personalizados

Tu organización también puede crear grupos personalizados adicionales como:

• Gerencia

• Liderazgo

• Contratistas

• Equipos regionales

• Grupos de aplicaciones especializadas

Los grupos personalizados también pueden asignar acceso a aplicaciones automáticamente.

Paso 4: Aprovisionamiento de aplicaciones

Una vez que se asignan los grupos, Electric aprovisiona automáticamente cuentas para las aplicaciones compatibles conectadas para automatización.

Esto incluye la creación de cuentas de correo electrónico si tu organización usa Microsoft 365 o Google Workspace. La cuenta de correo electrónico del empleado se crea usando el correo electrónico laboral ingresado en TriNet HR Plus.

Aplicaciones sin automatización

Si una aplicación no está conectada a Electric o no está configurada para automatización, se genera una tarea manual para tu campeón de aplicaciones designado.

Este mismo flujo de trabajo también aplica durante la desvinculación y los cambios de grupo.

Paso 5: Asignación o compra de hardware

Si se necesita hardware, Electric genera una tarea separada de Equipar al nuevo empleado.

Esta tarea se asigna a tu campeón de hardware designado.

Si la misma persona sirve como campeón de incorporación y de hardware, continuará inmediatamente en el flujo de trabajo de hardware.

La tarea se completa una vez que el hardware sea comprado en la Tienda de hardware de Electric o asignado desde el inventario existente.

Paso 6: Tienda de hardware e inventario

Dentro de Electric, el flujo de trabajo de hardware contiene dos pestañas principales:

• Tienda de hardware: Compra nuevo hardware y accesorios directamente a través de Electric.

• Activos de la empresa: Asigna el inventario existente de la empresa a los empleados.

Una vez completado el proceso de pago o la asignación: la tarea Equipar al nuevo empleado se cierra automáticamente y los activos se asignan directamente al empleado.

Completar la configuración de TI antes de la sincronización de TriNet

Si la configuración de TI debe completarse antes de que el empleado exista en TriNet HR Plus:

1. Navega a Empleados → Agregar empleado.

2. Ingresa la información del empleado manualmente.

3. Asegúrate de que el correo electrónico laboral coincida con el correo electrónico que se ingresará posteriormente en TriNet HR Plus.

Electric te guiará de inmediato a través del flujo de trabajo de Completar configuración de TI.

Una vez que el empleado sea agregado a TriNet HR Plus y ocurra la próxima sincronización, los registros se fusionarán automáticamente según la dirección de correo electrónico laboral.

Cambios de grupo y departamento

Paso 1: Cambio de departamento o grupo en TriNet HR Plus

Cuando un empleado cambia de departamento en TriNet HR Plus, Electric detecta automáticamente la actualización durante el próximo ciclo de sincronización (aproximadamente cada 3 horas).

Electric genera entonces una tarea de Cambio de grupo.

Esta tarea se asigna automáticamente a tu campeón o campeones de aplicaciones predeterminados.

Paso 2: Revisar cambios de acceso

La tarea de Cambio de grupo permite a tu equipo determinar:

• Qué aplicaciones debe conservar el empleado de su departamento anterior.

• Qué aplicaciones deben eliminarse.

• Qué nuevas aplicaciones deben otorgarse según el nuevo departamento o grupos del empleado.

Este flujo de trabajo también actualiza configuraciones de acceso a nivel de grupo como: grupos de Okta, grupos de Microsoft Entra, canales de Slack y otros sistemas basados en grupos conectados.

Paso 3: Actualizaciones de aplicaciones y grupos

Para las aplicaciones conectadas a Electric y configuradas para automatización: el acceso se crea, actualiza o revoca automáticamente.

Para las aplicaciones que no están conectadas o no están configuradas para automatización: se generan automáticamente tareas manuales asignadas a tus campeones de aplicaciones designados.

Esto garantiza que los empleados reciban el acceso correcto mientras se reduce la coordinación manual de TI durante los cambios internos de rol o departamento.

Desvinculación de empleados

Paso 1: El empleado es terminado en TriNet HR Plus

Cuando se termina el contrato de un empleado en TriNet HR Plus, la información de terminación se sincroniza en Electric en aproximadamente 3 horas.

La tarea de desvinculación aparece automáticamente en el último día de empleo del empleado.

Terminaciones el mismo día

Para terminaciones inmediatas, tienes dos opciones:

• Esperar la próxima sincronización de TriNet HR Plus.

• Activar manualmente el flujo de trabajo navegando a: Perfil del empleado → Acciones → Desvincular empleado.

Paso 2: Revocar el acceso a las aplicaciones

El primer paso en el flujo de trabajo de desvinculación es revocar el acceso a las aplicaciones.

Revocación automatizada

Si las aplicaciones están conectadas a Electric y configuradas para el aprovisionamiento automatizado, el acceso se revoca automáticamente de inmediato después de completar este paso. Esto puede incluir: Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Zoom, Salesforce y otras aplicaciones conectadas.

Tareas de revocación manual

Para las aplicaciones que no están conectadas o configuradas para automatización, Electric genera tareas manuales para tu o tus campeones de aplicaciones designados.

Paso 3: Elegir un método de recuperación del dispositivo

A continuación, determinas cómo debe gestionarse el hardware de la empresa.

Las opciones disponibles incluyen:

• Enviar el dispositivo al almacén de Electric.

• Enviar el dispositivo a un sitio de la empresa como la sede central.

• Permitir que el empleado devuelva el dispositivo en persona.

• Permitir que el empleado se quede con el dispositivo después del empleo.

Paso 4: Devoluciones de dispositivos con código QR

Si eliges el almacén de Electric o la devolución al sitio de la empresa, Electric genera automáticamente un código QR y lo envía por correo electrónico al empleado desvinculado una vez completada la tarea de Desvincular empleado.

El empleado puede entonces:

1. Llevar la laptop y el cable de carga a una tienda UPS.

2. Presentar el código QR.

UPS empacará el dispositivo, asegurará el envío y lo enviará al destino que seleccionaste.

Esto elimina la necesidad de que el empleado empaque o etiquete el dispositivo por su cuenta.

Paso 5: Acciones de seguridad del dispositivo (Plan Pro)

Si eres cliente Pro y el dispositivo tiene MDM instalado, se te pedirá que elijas cómo debe protegerse el dispositivo.

Las opciones disponibles incluyen:

• Borrar el dispositivo de forma remota.

• Bloquear el dispositivo.

• Dejar el dispositivo sin cambios.

Dejar el dispositivo sin cambios no se recomienda por razones de seguridad.

Este paso solo aparece para dispositivos con MDM compatible instalado.

Paso 6: Confirmar la información de envío

Si se seleccionó una devolución basada en código QR, se te pedirá que confirmes:

• Dirección de origen del envío.

• Dirección de destino.

Las direcciones pueden editarse antes de finalizar el flujo de trabajo de devolución.

Paso 7: Revisar el estado de la desvinculación

Una vez completado el flujo de trabajo, regresarás a la página de perfil del empleado.

Desde el perfil del empleado, puedes ver:

• Qué aplicaciones ya han sido revocadas.

• Cualquier aplicación que aún esté pendiente de eliminación.

• Hardware de la empresa asignado.

• Estado de devolución del dispositivo.

Los dispositivos permanecen asignados al empleado desvinculado hasta que el hardware sea recibido físicamente y reasignado o movido al inventario.