Gestion ponctuelle des applications | Electric Knowledge Base

Introduction

Parfois, une équipe a besoin d'accéder à des applications en dehors de ses assignations de groupe standard — que ce soit un designer qui a besoin d'un accès temporaire à un outil de gestion de projet ou un entrepreneur qui assiste plusieurs départements. La fonctionnalité de gestion ponctuelle des applications permet aux administrateurs d'accorder un accès individuel aux applications sans avoir besoin d'une intégration complète ou d'une restructuration des groupes.

Accès individuel aux applications

Accordez des applications spécifiques aux employés au-delà de leurs applications assignées par groupe, offrant la flexibilité nécessaire pour répondre aux exigences uniques des rôles ou aux besoins temporaires de projets.

Visibilité complète lors du départ

Lors du départ d'un employé, Electric capture tous les accès aux applications — tant ceux assignés par groupe que ceux ajoutés individuellement — assurant qu'aucun accès n'est négligé lors du départ.

Options améliorées du profil de l'employé

La page de détails de l'employé dans le profil de l'employé comprend maintenant des onglets dédiés pour une meilleure organisation :

Onglet Applications : Consultez et gérez tous les accès aux applications en un seul endroit, y compris les demandes de suppression ou d'ajout en attente.
Onglet Intégration/Départ : Suivez la progression lorsque les processus du cycle de vie sont actifs.
Interface rationalisée : Une organisation des onglets plus épurée facilite la recherche de ce dont vous avez besoin.

Instructions

Effectuer des demandes ponctuelles d'ajout/suppression d'une application pour un employé

Ajouter :

Accéder au profil de l'employé

Connectez-vous à Electric
Sélectionnez « Employés actifs » dans la section Personnes
Cliquez sur le nom de l'employé pour ouvrir son profil

Accéder à l'onglet Applications

Cliquez sur l'onglet « Applications » dans la vue de détails de l'employé

Ajouter un accès individuel à une application

Cliquez sur le bouton « Ajouter une application »
Sélectionnez l'application à laquelle vous souhaitez accorder l'accès. Cliquez sur « Ajouter une application » pour compléter le processus.

Ce qui se passe ensuite dépend de la configuration de votre application :

Processus manuel : Si aucune automatisation n'est configurée, une notification par courriel et une tâche dans le produit seront générées pour que le Champion d'application désigné crée le compte manuellement.
Processus automatisé : Si vous avez configuré une intégration d'application avec la création de compte activée, le système créera automatiquement le compte sans intervention manuelle.

Supprimer :

Depuis l'onglet Applications

Accédez à l'onglet Applications de l'employé
Localisez l'application que vous souhaitez supprimer
Cliquez sur les trois points à côté de l'application
Sélectionnez « Supprimer l'application »
Confirmez la suppression

Ce qui se passe ensuite dépend de la configuration de votre application :

Processus manuel : Si aucune automatisation n'est configurée, une notification par courriel et une tâche dans le produit seront générées pour que le Champion d'application désigné supprime ou désactive le compte manuellement.
Processus automatisé : Si vous avez configuré une intégration d'application avec la création de compte activée, le système supprimera ou désactivera automatiquement le compte sans intervention manuelle.

Fenêtre modale de départ

Lors du lancement d'un départ, le système inclut maintenant automatiquement :

Toutes les applications assignées par groupe
Toutes les applications ajoutées individuellement (ponctuelles)

Ce qui se passe ensuite dépend de la configuration de votre application :

Processus manuel : Si aucune automatisation n'est configurée, une notification par courriel et une tâche dans le produit seront générées pour que le Champion d'application désigné supprime ou désactive le compte manuellement.
Processus automatisé : Si vous avez configuré une intégration d'application avec la création de compte activée, le système supprimera ou désactivera automatiquement le compte sans intervention manuelle.

Tâches d'application manuelles versus tâches automatisées

Comme pour toutes les demandes et tâches liées aux applications dans Electric, la gestion ponctuelle respectera toutes les configurations définies au préalable dans la page des applications concernant la façon et la personne qui doit gérer l'application spécifique.

Processus manuel : Si aucune automatisation n'est configurée, ou si l'automatisation échoue, le Champion d'application désigné recevra une notification par courriel et une tâche dans le produit pour ajuster manuellement l'accès de l'employé, qu'il pourra marquer comme complété. Le tableau dans le profil de l'employé ne se mettra pas à jour tant que cette personne n'aura pas agi sur la tâche dans le produit.
Processus automatisé : Si vous avez configuré une intégration d'application avec l'automatisation activée, le système modifiera automatiquement l'accès sans intervention manuelle. Le tableau dans le profil de l'employé se mettra à jour lorsque le processus sera complété par l'automatisation.

Remarque : Les automatisations peuvent être ajoutées et supprimées à tout moment, mais elles ne s'appliquent qu'à toutes les actions effectuées après la connexion entre Electric et l'application tierce.

Meilleures pratiques

Gestion stratégique des applications : Utilisez les applications ponctuelles pour les accès temporaires à des projets, les outils spécialisés ou les besoins propres à un rôle qui ne justifient pas la création de nouveaux groupes.
Révisions régulières des accès : Révisez périodiquement les assignations individuelles d'applications pour vous assurer qu'elles sont toujours nécessaires et ne sont pas devenues des besoins permanents qui devraient être ajoutés aux définitions de groupe. Si vos applications sont intégrées, vous pouvez voir ces utilisateurs par application dans l'onglet « Accès ».
Marquer les tâches comme terminées dès que possible : Marquer les tâches comme complétées dans la page Tâches d'Electric aidera Electric à savoir qui a accès à quelles applications, ce qui aide les administrateurs à gérer cet accès à l'avenir.

Des questions sur la gestion des applications ponctuelles? Notre équipe de soutien est prête à vous aider à optimiser votre stratégie de gestion des applications. Communiquez avec nous à support@electric.ai!