Groupes

Introduction

Considérez les groupes comme vos modèles d'opérations TI et commerciales. En organisant les employés en groupes personnalisés, vous créez des modèles intelligents qui aident les employés à obtenir ce dont ils ont besoin.

Les groupes doivent être configurés avec des applications pour déployer toute leur puissance. Sans cette association, vos processus d'intégration et de départ ne sauront pas quelles applications accorder ou révoquer sans plusieurs étapes supplémentaires. Les groupes servent de préréglages qui gèrent la plupart des cas d'employés, avec la flexibilité pour des exceptions ponctuelles au besoin.

Que vous organisiez par départements, emplacements ou équipes, les groupes assurent que chaque employé obtient les outils dont il a besoin.

Les groupes comme votre « système de modèles TI »

Considérez les groupes comme des modèles qui rendent les opérations TI prévisibles :

• 90 % d'automatisation : La plupart des employés correspondent à des groupes, départements ou équipes standard avec des besoins similaires.

• 10 % de flexibilité : Gérez les cas uniques avec des ajustements ponctuels dans le profil de l'employé.

• Expérience cohérente : Chaque nouvelle recrue obtient les bonnes applications et le bon matériel lorsqu'elle est assignée au groupe.

Configuration des groupes

Conseil de pro : Si vous n'avez pas de structure de groupe existante, commencez par des groupes larges (comme « Tous les employés ») pour les applications universelles comme votre application de courriel ou de clavardage, puis créez des groupes spécifiques (comme « Équipe des ventes » ou « Ingénierie ») pour les outils propres à chaque rôle.

Ajouter un groupe

1. Connectez-vous à Electric

2. Accédez à Groupes sous la section Personnes

3. Cliquez sur le bouton + Ajouter un groupe

4. Ajoutez un groupe parent (facultatif mais utile)

   • Cela permet à votre nouveau groupe d'hériter automatiquement des applications

   • Exemple : Votre groupe « Équipe des finances » hérite des applications essentielles de « Tous les employés » et obtient en plus les outils spécifiques aux finances

5. Saisissez le nom de votre groupe

6. Ajoutez des employés

7. Cliquez sur Ajouter un groupe

Connecter des applications à votre groupe

Cette étape est ce qui transforme le groupe d'une simple étiquette sur l'employé en un préréglage qu'Electric utilisera pour rationaliser les opérations futures.

1. Cliquez sur Modifier dans l'onglet Applications

2. Sélectionnez les applications pertinentes aux besoins du groupe

3. Sélectionnez la prochaine étape correcte selon le niveau d'accès requis. Une fenêtre modale apparaîtra pour guider l'utilisateur administrateur.

Gérer vos groupes

Modifier le nom d'un groupe

Affinez vos groupes à mesure que votre organisation évolue.

1. Cliquez sur la tuile du groupe que vous souhaitez modifier

2. Cliquez sur le bouton Modifier le groupe en haut à droite

3. Mettez à jour le nom et appuyez sur Entrée

Ajouter ou supprimer des applications

Maintenez vos groupes à jour à mesure que votre liste d'applications change.

Pour ajouter ou supprimer des applications :

1. Accédez à l'onglet Applications

2. Sélectionnez de nouvelles applications à ajouter via le bouton Actions

3. Suivez les invites dans la fenêtre modale pour confirmer les ajouts ou suppressions et les impacts souhaités en aval sur les membres du groupe

Supprimer un groupe

Lorsqu'il est temps de retirer un groupe :

1. Cliquez sur les 3 points sur la tuile du groupe

2. Sélectionnez Supprimer le groupe

3. Confirmez en cliquant sur le bouton de suppression

Choisir la bonne action pour un employé dans la fenêtre modale

Lors de l'ajustement des groupes pour les employés, vous verrez quelques options sur la façon dont vous souhaitez ajuster l'employé maintenant qu'il est ajouté ou retiré du groupe.

Les options dans la fenêtre modale sont :

• A besoin de comptes — Accordez à cet employé l'accès aux applications du groupe en créant des demandes.

• A déjà des comptes — L'employé a déjà accès; mettez à jour le profil pour le refléter (aucune demande n'est envoyée).

• Réviser les applications individuellement — Décidez de l'accès pour chaque application.

Notez que si vous choisissez de créer des demandes, des courriels seront envoyés et des tâches seront générées dans le panneau Tâches du produit pour s'assurer que les nouveaux employés sont ajoutés ou retirés conformément aux modifications du groupe.

Groupes synchronisés depuis le système RH

Pourquoi les groupes synchronisés sont limités

Les groupes synchronisés depuis un système tiers (comme un logiciel RH) ne peuvent pas être ajustés dans Electric.

Vous ne pouvez pas modifier directement leur appartenance des employés, le nom du groupe ou créer des sous-groupes dans la plateforme Electric.

Seule l'assignation des applications est permise après la synchronisation des groupes depuis le système source.

Lorsque les groupes se synchronisent depuis le système source, Electric agit comme un miroir de ces données. Si des modifications étaient permises dans les deux systèmes, cela créerait des conflits entraînant des incohérences entre les systèmes.

Pour maintenir l'exactitude et la synchronisation de vos données, le système RH source demeure la source de référence unique pour ces groupes lors de la synchronisation.