Gestión de Activos | Electric Knowledge Base

Introducción

La página de Gestión de Activos en Electric sirve como un repositorio centralizado para todo tu inventario de hardware, incluyendo laptops, monitores, ratones y teclados. Esta página proporciona información detallada sobre cada dispositivo, como su ubicación, usuario asignado y estado actual.

Con capacidades de seguimiento automático, cualquier dispositivo es monitoreado de manera fluida una vez que un empleado inicia sesión en la aplicación de escritorio, garantizando registros actualizados. Para cumplimiento normativo e informes, puedes descargar fácilmente una lista completa de tu inventario o importar datos de otros sistemas de seguimiento de activos. La página de Activos también permite agregar hardware de forma individual. Los usuarios pueden hacer clic en cada activo para obtener información más detallada o utilizar la barra de búsqueda para encontrar rápidamente elementos específicos dentro del inventario.

Acceder a la Gestión de Activos

Navegación

Inicia sesión en Electric con tus credenciales.
Navega al menú del panel izquierdo y haz clic en "Activos".
Haz clic en la sección "Gestión de activos" en el submenú.

Administrar activos

Listado de activos

Al acceder al módulo de Gestión de Activos, encontrarás una lista completa de todos los activos existentes en tu organización. Cada entrada de activo incluye detalles como ID del activo, tipo, nombre, asignado, estado y más. Los dispositivos se agregan automáticamente cuando un usuario inicia sesión en la aplicación Electric.

Búsqueda y filtrado

Funcionalidad de búsqueda

Usa la barra de búsqueda para encontrar activos específicos por nombre, tipo, asignado u otros atributos. La función de búsqueda te ayuda a localizar rápidamente activos según criterios específicos.

Ordenar

Ordena los activos alfabéticamente o numéricamente para organizar la lista de activos según tus preferencias.

Columnas

Usa el botón de columnas personalizadas para agregar o eliminar las columnas más relevantes para la tarea en cuestión. Para completar los datos en una columna que pueda estar en blanco, actualiza el activo en la página de detalles del activo haciendo clic en el enlace de la primera columna, "nombre".

Descargar

Descargar el registro de activos exportará todas las columnas de datos disponibles almacenadas en Electric.

Filtrar

Estados activos

En uso - Activos que han sido asignados a un empleado y están siendo utilizados activamente.
Disponible - Activos listos para ser desplegados y que pueden ser enviados según sea necesario.
En reparación - Activos que están siendo sometidos a mantenimiento o reparaciones.
Extraviado - Activos que no están contabilizados y se están localizando activamente.
En tránsito - Activos que están siendo entregados a un nuevo sitio o empleado.
Archivado - Activos que ya no están activos pero se conservan en los registros con fines históricos o de cumplimiento normativo.
Donado - Activos que han sido donados a una organización benéfica o sin fines de lucro.
Vendido - Activos que han sido vendidos a un tercero, empleado u otra empresa.
Eliminado - Activos que han sido removidos permanentemente del inventario, ya sea mediante reciclaje, destrucción o retención por parte del empleado.

Estados por tipo

Laptop – Una computadora portátil con pantalla, teclado y batería integrados.
Ratón – Un dispositivo señalador utilizado para navegar e interactuar con una computadora.
Teclado – Un dispositivo de entrada con teclas para escribir texto y comandos.
Teclado y ratón – Un conjunto de periféricos que combina ambos dispositivos, generalmente vendidos o desplegados juntos.
Monitor – Una pantalla externa que proporciona salida visual de una computadora.
Dock – Una estación de acoplamiento que conecta una laptop a múltiples periféricos.
Audio – Hardware relacionado con el sonido, incluyendo parlantes, tarjetas de sonido e interfaces de audio.
Video – Componentes de hardware relacionados con la salida y el procesamiento de video.
Garantía – Un contrato o plan de cobertura que proporciona reparación, reemplazo o soporte de hardware por un período específico.
Misceláneos – Elementos de hardware no categorizados que no se ajustan a una definición o estado estándar.
Escritorio – Un sistema de computadora estacionario diseñado para uso en un lugar fijo.
Teléfono – Dispositivos telefónicos móviles o de escritorio.
Tabletas – Dispositivos de computación móvil con pantalla táctil, más grandes que los teléfonos.
Auriculares – Dispositivos personales de salida de audio.
Micrófono – Un dispositivo de entrada de audio que captura voz o sonido.
Adaptador de corriente – Un dispositivo que convierte la corriente alterna a la tensión y corriente apropiadas para cargar o alimentar dispositivos.
Cable – Conectores con cable para transmitir datos, video, audio o energía entre hardware.
Accesorio – Elementos de hardware complementarios que mejoran o habilitan la funcionalidad del dispositivo, como cámaras web, discos externos o kits de limpieza.

Estados de garantía

Activa - El activo tiene una garantía activa aplicada.
Vencida - Una garantía ha vencido según la información ingresada con el activo.
Desconocida - No existe ninguna garantía asociada al activo.

Estado de dispositivo

Un dispositivo en Electric se define como hardware capaz de instalar MDM. Las laptops, computadoras de escritorio y tabletas son dispositivos, mientras que otros tipos de activos como teclados o monitores no lo son.

Agregar nuevos activos

Agregar un solo activo

Para agregar un nuevo activo, haz clic en el botón "Agregar activo".
Completa los campos requeridos en el formulario "Agregar un activo", incluyendo nombre, etiqueta del activo, tipo, detalles de compra, asignado, sitio y notas.
Haz clic en "Agregar activo" para crear el nuevo activo, o haz clic en "Cancelar" para descartar los cambios.

Es posible que necesites crear un sitio. Un ejemplo de sitio sería la sede de la empresa. Se espera que cuando un dispositivo no esté asignado a una persona, se le asigne un sitio.

Los sitios tienen nombres.
Los sitios tienen direcciones que son validadas.

Para agregar un sitio:

Navega a la página de listado de activos.
Haz clic en "Agregar un activo" (o puedes editar un activo existente).
Haz clic en el botón "Agregar sitio".
Completa los atributos requeridos.

Agregar múltiples activos mediante archivo .CSV

Los administradores tienen la opción de cargar activos en masa usando un archivo CSV. Esto permite exportar datos de herramientas anteriores de gestión de activos para luego cargarlos en Electric.

Navega a la página de listado de activos.
Haz clic en el botón Importar activos en la parte superior izquierda de la tabla.
Descarga la plantilla CSV proporcionada.
Completa los detalles del activo.
Sube el archivo.
Haz clic en el botón "Agregar activos".

El sistema procesará el archivo CSV y creará nuevos activos basándose en la información proporcionada.

Creación automática de activos

Los dispositivos se agregarán automáticamente cuando los usuarios inicien sesión en Electric para Escritorio. Si un dispositivo se agrega manualmente y el número de serie coincide con un dispositivo en Electric para Escritorio, los detalles del activo serán sobrescritos con la información proporcionada por el fabricante.

El hardware comprado en la tienda de Electric aparecerá en los activos.

Página de detalles del activo

Ver detalles del activo

La página de Detalles del activo muestra atributos como nombre, tipo, asignado, detalles de compra, número de serie, sitio y más.

Navega a la página de listado de activos.
Haz clic en un activo de la lista para ver su información detallada en la página de Detalles del activo.

Ver historial del activo

El registro de historial incluye detalles como la fecha, acción, responsable y naturaleza del cambio.

Navega a la página de Detalles del activo.
Haz clic en la pestaña Historial.

Ver estado de salud del activo

Cuando las laptops o computadoras de escritorio están inscritas en Electric, podemos informar sobre problemas de seguridad que podrían estar ocurriendo en el dispositivo. Para ver estos problemas:

Navega a la página de Detalles del activo.
Haz clic en la pestaña Salud.

Editar activos

Para editar los detalles de un activo:

Navega a la página de Detalles del activo.
Haz clic en el botón "Acciones".
Selecciona "Editar activo".
Modifica los campos relevantes según sea necesario.
Haz clic en "Guardar información" para actualizar la información del activo.

Agregar una imagen a un activo

Para agregar una o más imágenes a un activo:

Navega a la página de Detalles del activo.
Haz clic en la pestaña "Imágenes".
Sube una imagen.

Tus imágenes son visibles para todos los administradores. La carga de imágenes está limitada a 10 imágenes por activo.

Enviar una laptop

Para los activos de tipo laptop, puedes enviarlos mediante el proceso de código QR de UPS.

Navega a la página de listado de activos.
Selecciona el activo de tipo laptop que deseas enviar.
En el menú Acciones, selecciona Enviar laptop.
La página de envío de laptop se completará con los detalles del activo y las direcciones relevantes.
Elige un destino de envío.
Envía el formulario.

Se te cobrará por el código QR después de su uso. Además, se realizarán cargos de almacenamiento una vez que la laptop llegue al almacén.

Archivar un activo

Por razones de cumplimiento normativo, no permitimos la eliminación de activos. El proceso recomendado es establecer el estado en "Archivado". Estos activos aparecerán en la tercera pestaña, "Activos archivados".

Navega a la página de Detalles del activo.
Selecciona el activo que deseas archivar.
En el menú Acciones, selecciona Editar.
Establece el estado en "Archivado".

¿Necesitas ayuda?

Si encuentras algún problema o tienes preguntas sobre el uso del módulo de Gestión de Activos en Electric, comunícate con nuestro equipo de soporte para obtener asistencia. ¡Estamos aquí para ayudarte a aprovechar al máximo tu experiencia de gestión de activos!