Integraciones y automatización de aplicaciones SaaS

Introducción

Como parte de la continua inversión de Electric en automatización, contamos con una serie de aplicaciones SaaS con las que nos integramos para la incorporación y desvinculación automatizadas.

Como cliente tanto de la aplicación como de Electric, puedes integrar ambas aplicaciones para agilizar la creación y desactivación de cuentas de empleados.

Además, establecer una conexión entre las aplicaciones permite una visibilidad completa del acceso en la pestaña de acceso a aplicaciones para apoyar la gestión de licencias.

Opciones de gestión

Elige la configuración que se adapte a los requisitos de seguridad y recursos de tu organización. También puedes combinar estas opciones por aplicación según lo desees.

• Gestión de acceso automatizada: Electric maneja todo el aprovisionamiento y desaprovisionamiento de usuarios automáticamente después de la conexión. Reduce la carga administrativa; las tareas solo notifican a una persona si la automatización falla.

• Gestión de acceso manual: Los "campeones de aplicación" designados gestionan el acceso de los usuarios a través de la aplicación externa. Se crean tareas en Electric además de un correo electrónico para cada solicitud de acceso para rastrear su finalización. Los administradores pueden ingresar instrucciones adicionales para que aparezcan en la tarea/correo electrónico y guíen a los campeones de aplicaciones durante las incorporaciones/desvinculaciones.

• Gestión de acceso externa: Para organizaciones que usan proveedores de SSO, sistemas de RR. HH. u otro mecanismo para gestionar cuentas. Agrega aplicaciones para visibilidad de la aplicación y gestión de licencias sin usar las funciones de gestión de solicitudes de acceso de Electric.

Beneficios

• Automatizar la creación y desactivación de empleados mejora la eficiencia y la seguridad. Elimina los procesos manuales, reduciendo el error humano y garantizando que los empleados tengan acceso oportuno a las aplicaciones necesarias para hacer su trabajo.

• La automatización apoya la revocación inmediata del acceso de un empleado saliente a las aplicaciones para ayudar a mitigar los riesgos de seguridad.

• Agiliza la incorporación y desvinculación, ahorrando tiempo para que los empleados vuelvan a tareas más estratégicas en lugar de gestionar manualmente el acceso a las aplicaciones de sus compañeros.

• En lugar de depender de costosas herramientas de auditoría de terceros o auditorías manuales, los administradores pueden aprovechar sus integraciones de aplicaciones existentes en Electric para obtener visibilidad en tiempo real del acceso de los empleados.

Alcance de las integraciones (automatizaciones) actuales en cada aplicación

• Creación de nuevas cuentas mediante dirección de correo electrónico.

• Selección de preferencias adicionales ("Configuración") para Google, Microsoft, Okta, Slack y Zoom.

• Suspensión/desactivación/eliminación de cuentas existentes mediante dirección de correo electrónico (el mecanismo exacto de eliminación dependerá de la tecnología de la propia aplicación).

• Sincronización de datos del perfil del empleado para Google, Microsoft Entra/365 y Slack.

• La automatización está habilitada solo para los clientes del plan Pro.

• Listado de usuarios por aplicación encontrado a través de la integración en comparación con los empleados gestionados.

Nota: Electric depende de las restricciones establecidas por cada aplicación individual, incluyendo factores como pagos adicionales, planes específicos, acceso de seguridad o el "impuesto SSO" para desbloquear las funciones anteriores. Comunícate con nuestro soporte de producto para preguntas específicas sobre aplicaciones.

Cómo configurar la automatización

Requisito previo

Asegúrate de ser un usuario "administrador" tanto en Electric como en la aplicación SaaS de tu empresa para completar este proceso en solo unos minutos.

Si no tienes un rol de administrador en ambas aplicaciones, deberás asociarte con esa persona en tu empresa para completar la configuración.

Paso 1: Agregar aplicaciones

Ve a http://my.electric.ai/applications y sigue las instrucciones del modal para agregar aplicaciones.

Paso 2: Verificar el estado de la integración

Después de agregar aplicaciones, verifica el estado en la tabla:

• Después de agregar tu o tus aplicaciones, la tabla comunicará la disponibilidad de la integración.

• Los estados posibles son: Integración no disponible, Integración disponible, Conectada.

• La etiqueta de error de conexión indicará que una automatización es posible, pero la aplicación necesita ser reconectada.

Paso 3: Conectar aplicaciones

1. Haz clic en la página de configuración de cada aplicación.

2. Haz clic en el botón Conectar en el cuadro de configuración de la aplicación.

3. Sigue las instrucciones en la ventana de conexión (las instrucciones varían según la aplicación).

4. Una vez que la aplicación esté conectada correctamente, serás devuelto a la página de configuración de la aplicación y la ventana se cerrará.

Paso 4: Configurar la sincronización del perfil del empleado para Google, Microsoft Entra ID, Microsoft 365, Slack

Para estas aplicaciones puedes habilitar una sincronización que mantendrá la información del perfil del empleado actualizada cada vez que un campo del perfil cambie en Electric, ya sea que ese cambio haya sido realizado manualmente por un administrador o activado por una sincronización de HRIS.

Habilita esta función por aplicación relevante dentro de la pestaña de Gestión en la página de detalles de la aplicación.

En este momento, solo se incluyen los siguientes campos en la sincronización:

• Google: Nombre, Apellido, Correo electrónico laboral, Número de teléfono, Cargo, Correo electrónico personal.

• Microsoft Entra ID: Nombre, Apellido, Correo electrónico laboral.

• Microsoft 365: Nombre, Apellido, Correo electrónico laboral.

• Slack: Nombre, Apellido, Correo electrónico laboral.

También puedes habilitar Notificar al campeón de aplicación en caso de fallo. Cuando está marcado, si una sincronización de perfil falla, al campeón de aplicación se le asignará una tarea manual que indica qué campos deben actualizarse. Esto garantiza que nada se pierda si una sincronización no sale según lo planeado.

Paso 5: Configurar el acceso y la configuración para Google, Microsoft, Okta, Slack, Zoom, Microsoft Entra ID

Para estas aplicaciones, configuraciones adicionales garantizan un aprovisionamiento completo sin pasos manuales. Estableces preferencias de automatización personalizadas para cada grupo, en lugar de depender únicamente de los valores predeterminados a nivel de organización.

Cuando creas nuevas configuraciones de grupo, heredarán automáticamente tus valores predeterminados a nivel de organización existentes. Cuando un empleado pertenece a varios grupos con diferentes configuraciones de automatización para la misma aplicación, el sistema marcará estos como errores de automatización, alertando sobre cualquier regla en conflicto.

1. Navega a la pestaña Acceso y configuración después de hacer clic en la propia aplicación.

2. Configura las opciones disponibles para:

   • Slack: Canales.

   • Google: SKUs de licencia, Unidades organizativas, Grupos, Calendarios, Método de eliminación.

     • Si el método de eliminación está configurado como desactivar, estas configuraciones adicionales están disponibles:

       • Actualizar unidad organizativa

       • Revocar licencias adicionales

       • Restablecer MFA del usuario

       • Eliminar usuario de los grupos

       • Revocar sesiones de usuario activas

       • Eliminar contraseñas específicas de la aplicación

   • Zoom: Tipo de Zoom One, Tipo de usuario.

   • Microsoft: SKU de licencia, Unidades administrativas, Método de eliminación.

   • Okta: Grupos de Okta.

   • Microsoft Entra ID: Grupos de Entra, Unidades administrativas, Método de eliminación.

3. Agrega personalizaciones específicas por grupo según se desee en la sección de Configuración personalizada si se desea más personalización de automatización que tener la configuración de la aplicación solo a nivel de organización ("Predeterminado").

Opcional: Distribución de aplicaciones MDM

Para una incorporación simplificada, Electric puede instalar automáticamente aplicaciones en los dispositivos de los empleados a través de MDM. Las aplicaciones disponibles incluyen:

• Adobe Creative Cloud

• Asana

• Google Chrome y Drive

• Microsoft Office Suite

• Notion

• Slack

• Zoom

• Threatdown (Malwarebytes)

• Perimeter 81

Comunícate con tu Gerente de Éxito del Cliente o el equipo de Soporte de producto para habilitar esta función. La configuración de autoservicio estará disponible en una actualización futura.

Cómo activar la automatización

• Las automatizaciones se activan a través de los formularios de incorporación y desvinculación.

• Un administrador debe completar el formulario para cada empleado para activar la automatización.

• Las automatizaciones se activan cuando los empleados se mueven entre grupos con aplicaciones.

• Aparecerá un modal para que un administrador confirme que se generarán las solicitudes para la aplicación.

Cómo confirmar el éxito de la automatización

• En Electric: Verifica la página de Tareas para las tareas completadas asignadas a Electric con el ícono de estrella de automatización que indica el éxito.

• En la aplicación: Navega a la sección de gestión de usuarios para verificar el estado de la cuenta del empleado (la ubicación varía según la aplicación específica).

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede cuando falla la automatización? Las causas comunes incluyen la falta de licencias disponibles, discrepancias en el correo electrónico, integraciones desconectadas o tiempos de espera de comunicación. Cuando esto ocurre, Electric notifica al campeón de aplicación por correo electrónico y crea una tarea para su finalización manual.

¿Qué sucede si un empleado está en varios grupos con configuraciones de automatización en conflicto? Para las aplicaciones que permiten seleccionar múltiples valores, Electric combinará los valores de configuración. De lo contrario, producirá un estado de error en los detalles de la tarea para permitir que un administrador campeón de aplicación resuelva el conflicto.

Por ejemplo, si un empleado de Marketing de Producto pertenece tanto a un grupo de Producto (#ask-product, #announce-product, #competition) como a un grupo de Marketing (#announce-marketing, #competition), Electric combinará estos en una lista aprovisionada única: #ask-product, #announce-product, #competition y #announce-marketing.

¿Cómo acceden los empleados a las nuevas aplicaciones? Los empleados reciben correos electrónicos de configuración directamente de la propia aplicación después de la creación exitosa de la cuenta. Deben seguir las instrucciones del correo electrónico para completar la configuración de su cuenta, ya que será única por aplicación.

¿Puedo programar la creación de cuentas para momentos específicos? No, toda la automatización ocurre de inmediato al enviar el formulario. Electric prioriza primero la creación del correo electrónico de Google o Microsoft para que otras aplicaciones automatizadas puedan usar la nueva dirección de correo electrónico.

¿Cómo solicito nuevas integraciones de aplicaciones? Envía un correo electrónico a support@electric.ai con tu solicitud de aplicación.

¿Qué significa la etiqueta BETA? Las aplicaciones BETA no han sido completamente probadas por un ingeniero de Electric debido a restricciones de nivel de plan (que a menudo requieren planes Enterprise+). Comunícate con support@electric.ai si encuentras problemas.

¿Dónde puedo ver todas las integraciones disponibles? Ve a Configuración desde el menú superior derecho > Integraciones para ver todas las aplicaciones con capacidad de automatización.

¿Qué es Nango? Electric usa la tecnología de Nango para algunas conexiones de aplicaciones. Es posible que veas la marca de Nango durante el proceso de conexión. Más información en https://www.nango.dev/