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Intégrations et automatisation des applications SaaS

Introduction

Dans le cadre de l'investissement continu d'Electric dans l'automatisation, nous intégrons un certain nombre d'applications SaaS pour l'intégration et le départ automatisés des employés.

En tant que client de l'application et d'Electric, vous pouvez intégrer les deux applications afin d'accélérer la création et la désactivation des comptes des employés.

De plus, établir une connexion entre les applications permet une visibilité complète des accès dans l'onglet d'accès aux applications pour soutenir la gestion des licences.

Options de gestion

Choisissez la configuration qui correspond aux exigences de sécurité et aux ressources de votre organisation. Vous pouvez également combiner ces options par application selon vos besoins.

  • Gestion automatisée des accès : Electric gère automatiquement tout le provisionnement et le déprovisionnement des utilisateurs après la connexion. Réduit la charge administrative — les tâches n'informent une personne qu'en cas d'échec de l'automatisation.

  • Gestion manuelle des accès : Les « Champions d'application » désignés gèrent l'accès des utilisateurs via l'application externe. Des tâches sont créées dans Electric en plus d'un courriel pour chaque demande d'accès afin de suivre l'achèvement. Les administrateurs peuvent saisir des instructions supplémentaires pour apparaître dans la tâche/le courriel afin de guider les Champions d'application lors des intégrations et des départs.

  • Gestion externe des accès : Pour les organisations utilisant des fournisseurs SSO, des systèmes RH ou d'autres mécanismes pour gérer les comptes. Ajoutez des applications pour la visibilité de la gestion des applications et des licences sans utiliser les fonctionnalités de gestion des demandes d'accès d'Electric.

Avantages

L'automatisation de la création et de la désactivation des comptes des employés améliore l'efficacité et la sécurité. Elle élimine les processus manuels, réduit les erreurs humaines et assure que les employés ont accès en temps opportun aux applications nécessaires à leur travail.

L'automatisation permet de révoquer rapidement l'accès d'un employé qui quitte l'entreprise afin de contribuer à l'atténuation des risques de sécurité.

Elle rationalise l'intégration et le départ des employés, permettant aux membres de l'équipe de consacrer leur temps à des tâches plus stratégiques plutôt que de gérer manuellement les accès aux applications de leurs collègues.

Au lieu de s'appuyer sur des outils d'audit tiers coûteux ou des audits manuels, les administrateurs peuvent tirer parti de leurs intégrations d'applications existantes dans Electric pour obtenir une visibilité en temps réel sur l'accès des employés.

Portée des intégrations actuelles (Automatisations) dans chaque application

  • Création de nouveaux comptes via adresse courriel

  • Sélection de préférences supplémentaires — « Paramètres » — pour Google, Microsoft, Slack et Zoom

  • Suspension/désactivation/suppression de comptes existants via adresse courriel (le mécanisme exact de suppression dépendra de la technologie de l'application elle-même)

  • L'automatisation est activée uniquement pour les clients utilisant le plan Pro

  • Liste des utilisateurs par application trouvée via l'intégration par rapport aux employés gérés

Remarque : Electric dépend des restrictions définies par chaque application individuelle, notamment des facteurs comme les paiements supplémentaires, les plans spécifiques, l'accès de sécurité ou la « taxe SSO » pour déverrouiller les fonctionnalités ci-dessus. Communiquez avec notre soutien pour des questions spécifiques aux applications.

Regarder une démonstration vidéo

Cet exemple utilise l'application Calendly. Cependant, le processus est le même pour établir les connexions pour la majorité des applications intégrées.

Comment configurer l'automatisation

Prérequis

Assurez-vous d'être un utilisateur « administrateur » dans Electric et dans l'application SaaS pour votre entreprise afin de compléter ce processus en quelques minutes.

Si vous n'avez pas un rôle d'administrateur dans les deux applications, vous devrez collaborer avec la personne responsable dans votre entreprise pour effectuer la configuration.

Étape 1 : Ajouter des applications

Accédez à http://my.electric.ai/applications et suivez les instructions de la fenêtre modale pour ajouter des applications.

Étape 2 : Vérifier le statut de l'intégration

Après avoir ajouté des applications, vérifiez le statut dans le tableau :

  • Après avoir ajouté votre ou vos applications, le tableau communiquera la disponibilité de l'intégration.

  • Les statuts possibles sont : Intégration non disponible, Intégration disponible, Connecté

  • L'étiquette Erreur de connexion indiquera qu'une automatisation est possible, mais que l'application doit être reconnectée.

Étape 3 : Connecter les applications

  1. Cliquez sur la page des paramètres de chaque application

  2. Cliquez sur le bouton Connecter dans la boîte des paramètres de l'application

  3. Suivez les invites dans la fenêtre de connexion (les instructions varient selon l'application)

  4. Une fois l'application connectée avec succès, vous serez redirigé vers la page des paramètres de l'application et la fenêtre se fermera.

Étape 4 : Configurer l'accès et les paramètres pour Google, Microsoft, Slack, Zoom

Pour ces applications, des paramètres supplémentaires assurent un provisionnement complet sans étapes manuelles. Vous définissez des préférences d'automatisation personnalisées pour chaque groupe, plutôt que de vous fier uniquement aux paramètres par défaut à l'échelle de l'organisation.

Lorsque vous créez de nouveaux paramètres de groupe, ils hériteront automatiquement de vos paramètres par défaut au niveau de l'organisation. Lorsqu'un employé appartient à plusieurs groupes avec des paramètres d'automatisation différents pour la même application, le système signalera ces conflits comme des erreurs d'automatisation, alertant de toute règle conflictuelle.

  1. Accédez à l'onglet Accès et paramètres après avoir cliqué sur l'application elle-même

  2. Configurez les options disponibles pour :

    • Slack : Canaux

    • Google : Unités organisationnelles, Groupes, Calendriers, Méthode de suppression

    • Zoom : Type Zoom One, Type d'utilisateur

    • Microsoft : SKU de licence, Unités administratives, Méthode de suppression

  3. Ajoutez une personnalisation spécifique au groupe si désiré dans la section Paramètres personnalisés si une personnalisation d'automatisation supplémentaire est souhaitée au-delà des paramètres de l'application au niveau de l'organisation (« Par défaut »).

Facultatif : Distribution d'applications MDM

Pour une intégration rationalisée, Electric peut installer automatiquement des applications sur les appareils des employés via le MDM. Les applications disponibles comprennent :

  • Adobe Creative Cloud

  • Asana

  • Google Chrome et Drive

  • Suite Microsoft Office

  • Notion

  • Slack

  • Zoom

  • Threatdown (Malwarebytes)

  • Perimeter 81

Communiquez avec votre gestionnaire de la réussite client ou l'équipe de soutien pour activer cette fonctionnalité. La configuration en libre-service sera disponible dans une future mise à jour.

Comment déclencher l'automatisation

  • Les automatisations sont déclenchées via les formulaires d'intégration et de départ.

  • Un administrateur doit remplir le formulaire pour chaque employé afin d'activer l'automatisation.

  • Les automatisations se déclenchent lorsque les employés sont déplacés entre des groupes avec des applications.

  • Une fenêtre modale apparaîtra à un administrateur pour confirmer que les demandes pour l'application seront générées.

Comment confirmer le succès de l'automatisation

  • Dans Electric : Vérifiez la page des Tâches pour les tâches complétées assignées à Electric avec l'icône d'étincelle d'automatisation indiquant le succès.

  • Dans l'application : Accédez à la section de gestion des utilisateurs pour vérifier le statut du compte de l'employé (l'emplacement varie selon l'application spécifique).

FAQ

Que se passe-t-il lorsque l'automatisation échoue? Les causes courantes incluent l'absence de licences disponibles, des discordances de courriels, des intégrations déconnectées ou des délais de communication.

Lorsque cela se produit, Electric notifie le Champion d'application par courriel et crée une tâche pour une complétion manuelle.

Que se passe-t-il si un employé appartient à plusieurs groupes avec des paramètres d'automatisation conflictuels? Electric produira un état d'erreur dans les détails de la tâche pour permettre à un administrateur Champion d'application de résoudre le conflit.

Comment les employés accèdent-ils aux nouvelles applications? Les employés reçoivent des courriels de configuration directement depuis l'application elle-même après la création réussie du compte.

Ils doivent suivre les instructions du courriel pour compléter la configuration de leur compte, car elle sera unique à chaque application.

Puis-je planifier la création de comptes à des moments spécifiques? Non, toute automatisation se produit immédiatement à la soumission du formulaire.

Electric priorise la création du courriel Google ou Microsoft en premier afin que les autres applications automatisées puissent utiliser la nouvelle adresse courriel.

Comment puis-je demander de nouvelles intégrations d'applications? Envoyez un courriel à support@electric.ai avec votre demande d'application.

Que signifie l'étiquette BÊTA? Les applications BÊTA n'ont pas été entièrement testées par un ingénieur Electric en raison de restrictions au niveau du plan (nécessitant souvent des plans Entreprise+). Communiquez avec support@electric.ai si vous rencontrez des problèmes.

Où puis-je voir toutes les intégrations disponibles? Accédez à Paramètres depuis le menu en haut à droite > Intégrations pour une vue complète des applications capables d'automatisation.

Qu'est-ce que Nango? Electric utilise la technologie de Nango pour certaines connexions d'applications. Vous pourriez voir la marque Nango lors du processus de connexion. En savoir plus sur https://www.nango.dev/