Configurer l'automatisation Google

Introduction

Electric a lancé une automatisation avec Google Workspace.

En tant que client de Google Workspace et d'Electric, vous pouvez désormais intégrer les deux applications afin d'accélérer la création et la désactivation des comptes des employés.

Avantages

L'automatisation de la création et de la désactivation des comptes des employés améliore l'efficacité et la sécurité. Elle élimine les processus manuels, réduit les erreurs humaines et garantit que les employés disposent d'un accès en temps opportun.

L'automatisation permet de révoquer rapidement l'accès d'un employé qui quitte l'entreprise, atténuant ainsi les risques de sécurité.

Elle simplifie l'intégration et le départ des employés, permettant aux membres de l'équipe de consacrer leur temps à des tâches plus stratégiques plutôt que de gérer manuellement les accès aux applications de leurs collègues.

Portée de l'automatisation Google Workspace actuelle

• Création de nouveaux comptes

• Suspension de comptes existants

Comment configurer l'automatisation Google

Assurez-vous d'être un utilisateur administrateur dans Electric et dans Google Workspace pour votre entreprise afin de compléter ce processus en quelques minutes. Si vous n'êtes pas administrateur, vous devrez collaborer avec la personne responsable dans votre entreprise pour effectuer cette configuration.

Prérequis : Ajoutez Google Workspace à vos applications Electric via http://my.electric.ai/applications

Regardez une démonstration vidéo de la configuration en utilisant ce lien : https://fast.wistia.net/embed/iframe/ziurlnirun

Étapes

1. Accédez aux Applications depuis le menu de navigation de gauche

2. Cliquez sur l'application Google Workspace dans la liste des applications

3. Dans la boîte des paramètres d'automatisation, cliquez sur le bouton « Connecter Google Workspace »

4. Suivez les instructions dans la fenêtre contextuelle

5. Une fois de retour dans la boîte des paramètres d'automatisation, cochez les cases pour activer l'automatisation selon vos besoins

Les futures demandes d'ajout ou de suppression de comptes d'employés utiliseront ces paramètres à partir de ce moment.

FAQ

Comment puis-je savoir si le compte Google de l'employé a été créé ou suspendu avec succès?

Pour confirmer que le nouveau courriel a été créé ou qu'un courriel existant a été suspendu avec succès, vous devrez le vérifier dans le portail d'administration Google Workspace jusqu'à ce que l'automatisation commence à générer des tâches de confirmation dans Electric.

Le tableau des applications dans Electric se mettra à jour avec un statut de connecté une fois la connexion entre les deux systèmes complétée.

Quand et comment Electric crée-t-il le courriel dans l'instance Google Workspace?

Les comptes de courriel seront créés (et suspendus) au moment où un formulaire d'intégration ou de départ est soumis dans Electric.

Les formulaires d'intégration et de départ ne peuvent être soumis pour le moment que par un administrateur du compte Electric.

Étant donné qu'Electric ne prend pas en charge la planification d'une intégration ou d'un départ pour le moment, toutes les automatisations démarrent au moment de la soumission du formulaire.

L'action résultante sur le courriel de l'employé sera reflétée immédiatement dans le portail d'administration Google Workspace.

Que se passe-t-il si mon système RH ou une autre technologie crée déjà automatiquement mes comptes Google?

Dans ce cas, les automatisations d'applications Electric vous seront plus utiles dans un proche avenir lorsque davantage d'applications pourront être automatisées. Dans ce cas, il n'y a aucun avantage supplémentaire à automatiser Google Workspace une deuxième fois dans Electric.

Remarque : vous pouvez choisir d'automatiser la création, la suspension, ou les deux, depuis les paramètres spécifiques à l'application affichés dans la capture d'écran ci-dessus.

Comment les nouveaux employés reçoivent-ils les identifiants nécessaires pour se connecter à leur compte Google après la soumission du formulaire d'intégration dans Electric?

La personne ayant soumis le formulaire d'intégration pour le nouvel employé (généralement l'administrateur TI désigné ou l'administrateur Electric) recevra un courriel contenant les informations de connexion.

Cette personne devra transmettre ces informations à l'employé via le mode de communication privilégié dans leur entreprise — par exemple, un courriel de bienvenue à l'adresse courriel personnelle du nouvel employé ou un message direct sur Slack.

Puis-je utiliser le SSO de Google Workspace avec Electric?

Si vous utilisez déjà Google Workspace comme solution SSO dans votre entreprise, vous pouvez continuer à le faire avec cette intégration.

Si Electric crée tous vos nouveaux comptes (ou désactive les comptes des employés qui quittent) dans Google Workspace, le reste de vos règles SSO pour les applications devrait s'appliquer une fois que vous les aurez configurées dans votre administration Google Workspace.

Dans ce cas, il serait recommandé de gérer vos autres applications SaaS dans le SSO de Google Workspace, plutôt que de créer et désactiver les comptes des employés individuellement dans Electric.

Remarque : pour le moment, les courriels d'Electric pourraient encore être livrés aux responsables d'applications de votre entreprise, même si vous souhaitez uniquement gérer les accès aux applications dans le SSO. Ce comportement sera mis à jour dans la plateforme dans un proche avenir.

Si vous souhaitez configurer le SSO avec Google Workspace pour la première fois, ou si vous ne savez pas par où commencer avec une implémentation existante, veuillez communiquer avec notre équipe de soutien pour explorer davantage la faisabilité : support@electric.ai

Veuillez communiquer avec notre équipe à support@electric.ai si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires pour configurer l'automatisation de vos applications.