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Réconciliation des licences

La réconciliation des licences simplifie la façon dont les entreprises suivent et gèrent leurs licences logicielles dans plusieurs applications. Au lieu de s'appuyer sur des outils d'audit tiers coûteux ou des audits manuels, les utilisateurs administrateurs d'Electric (« administrateurs ») peuvent maintenant tirer parti de leurs intégrations d'applications existantes pour l'intégration ou le départ afin d'obtenir une visibilité en temps réel sur l'accès des employés.

Pour commencer à utiliser la réconciliation des licences, assurez-vous que toutes les applications SaaS possibles sont connectées via l'intégration disponible. La fonctionnalité remplira automatiquement les données des employés dans la page de détails de l'application une fois la connexion établie.

Remarque : Electric ne peut pas éviter les restrictions d'intégration définies par les applications tierces. Electric dépend de facteurs tels que les paiements supplémentaires, les plans spécifiques, l'accès de sécurité ou la « taxe SSO » pour établir avec succès la connexion entre Electric et l'application.

Comment ajouter la réconciliation des licences à une application

  1. Depuis le menu de gauche, cliquez sur Applications pour accéder au tableau des applications

  2. Cliquez sur l'application elle-même en cliquant sur le nom dans la première colonne du tableau des applications

  3. Accédez au deuxième onglet dans la page de détails de l'application, intitulé « Accès » :

    • Si elle n'est pas encore connectée, l'invite pour connecter l'application en cliquant sur le bouton sera présente.

    • Si elle est déjà connectée, les employés apparaîtront sans action supplémentaire dans le tableau.

  4. Le tableau peut être filtré selon vos besoins ou exporté avec toutes les données du tableau.

Comment afficher plus de métadonnées sur les employés après la connexion de l'application

  1. Accédez au deuxième onglet dans la page de détails de l'application, intitulé « Accès »

  2. Si elle n'est pas encore connectée, l'invite pour connecter l'application en cliquant sur le bouton sera présente.

  3. Si elle est déjà connectée, les employés apparaîtront sans action supplémentaire dans le tableau.

  4. Cliquez sur le bouton en haut à droite du tableau intitulé « Configurer les colonnes » :

    • Sélectionnez les colonnes de métadonnées souhaitées à afficher. Les colonnes disponibles sont uniques à chaque application — il est prévu que chaque application ait des données propres à ce produit.

  5. Le tableau peut être filtré selon vos besoins ou exporté avec toutes les données du tableau.

Lecture des statuts des employés dans le tableau de réconciliation

Les employés peuvent exister dans l'un de trois statuts contrôlés par un filtre dans le tableau : Actif, Inactif, Inconnu.

Statut

Définition

Actions recommandées

Actif

L'employé est actif dans Electric et le courriel de l'employé correspond exactement à un courriel dans l'application SaaS.

Aucune action requise. Il s'agit de l'état attendu. Exportez selon les besoins pour soutenir les audits de conformité.

Inactif

L'employé est inactif dans Electric et le courriel de l'employé correspond exactement à un courriel dans l'application SaaS.

Révisez dès que possible. Il est possible qu'un ancien employé ou un contractant utilise une licence/un siège qui pourrait être réaffecté ou récupéré. Supprimez le courriel de l'employé directement de l'application SaaS via l'action de suppression « finale » afin qu'il ne soit plus actif sous aucune forme dans l'application. Il peut s'agir d'une action de suppression, de désactivation ou de retrait, qui sera unique à l'application elle-même.

Inconnu

Un courriel d'employé est trouvé dans l'application SaaS qui est inconnu d'Electric.

Révisez selon les besoins. Confirmez que les employés dans cet état ne devraient pas être des employés actifs avec une gestion TI via Electric. Si nécessaire, ajoutez-les en tant qu'employé existant et marquez-les comme actifs. Il peut être normal que le courriel ne corresponde pas à un employé s'il s'agit d'un alias de groupe ou d'une salle de conférence. Ces cas peuvent être ignorés ou supprimés selon vos besoins.

Veuillez noter que les employés avec un triangle d'avertissement ( ⚠ ) indiquent que l'employé a été marqué comme ayant quitté l'entreprise dans Electric.

Il s'agit d'employés qui doivent être révisés dans l'application SaaS dès que possible aux fins de « suppression finale » — supprimer les anciens employés peut entraîner des économies sur les sièges/licences et améliorer la sécurité des applications.

Accordé par groupe dans le tableau de réconciliation

Aujourd'hui, les groupes dans Electric doivent être utilisés pour soutenir la gestion des applications et définir les attentes quant à qui « devrait » avoir accès à certaines applications.

Les groupes rationalisent toutes les opérations TI — notamment les processus d'intégration et de départ — en organisant les employés en groupes personnalisés qui adaptent les applications appropriées au rôle, au département ou au niveau de ces employés inclus dans ce ou ces groupes.

En raison de cette configuration attendue, la dernière colonne du tableau de réconciliation est « Accordé par groupe ». Il s'agit du groupe qui a été préconfiguré par un administrateur dans Electric pour avoir accès à l'application. Veuillez utiliser cette colonne comme information de prise de décision supplémentaire pour déterminer où l'accès aux applications peut être optimisé dans l'entreprise.

Dépannage spécifique aux applications

Consultez la liste ci-dessous des erreurs courantes avec des applications communes pour le dépannage en libre-service.

Slack

Slack dispose de plans spécifiques requis pour établir une connexion API à quelque fin que ce soit. Les plans sont « Business+ » ou « Enterprise ».

Il est prévu que le tableau des utilisateurs n'apparaisse pas si le compte Slack de l'entreprise n'est pas l'un de ces deux plans.

Pour savoir quel plan vous utilisez, veuillez consulter cet article de Slack : https://slack.com/help/articles/218915087-Manage-your-Slack-plan-and-billing-details

Microsoft

Selon les configurations de votre espace de travail Microsoft, il pourrait y avoir un grand nombre d'inconnus car le domaine de courriel professionnel est différent de celui utilisé dans le locataire Microsoft.

Par exemple :

L'adresse courriel professionnelle est pablo@acme.co, qui est ce qui est vu sur le profil de l'employé dans Electric et utilisé par l'employé dans ses opérations quotidiennes.

Mais le portail Microsoft indique pablo@acmeco.onmicrosoft.com comme courriel.

Lors de la création d'un espace de travail Microsoft 365, Microsoft fournit un domaine onmicrosoft comme domaine de secours au cas où l'entreprise ne possède pas un domaine spécifique ou ne souhaite pas connecter le domaine professionnel à Microsoft.

Pour mapper les domaines vers un domaine professionnel ou pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter cet article de Microsoft : https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/setup/add-or-replace-your-onmicrosoftcom-domain?view=o365-worldwide