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Entreposage — Procédure d'exploitation standard (États-Unis uniquement)

[Nom du client] - Entreposage Electric

Introduction

[Nom du client] (ci-après désigné comme le « Client ») souhaite utiliser le service d'entreposage Electric pour rationaliser la gestion des appareils et les processus du cycle de vie. Le service d'entreposage Electric permet le stockage centralisé, le nettoyage des appareils, la gestion de l'inventaire et la redistribution efficace des appareils pour les employés ayant quitté l'entreprise et les nouvelles recrues.

Portée des travaux

Les activités suivantes seront réalisées dans le cadre de cette initiative :

Phase 1 — Entrée initiale et inspection

Soumission de la liste des appareils

Le Client fournira une liste initiale des appareils à transférer, incluant les modèles d'appareils, les numéros de série et toute information pertinente sur leur état.

Exactitude des numéros de série

Tous les appareils envoyés à l'entrepôt Electric doivent avoir un numéro de série lisible et exact qui correspond à la liste fournie par le Client.

Les appareils dont les numéros de série sont illisibles ou ne correspondent pas aux informations attendues sur l'appareil seront retournés au Client à ses frais.

Transfert et entrée des appareils

Les appareils seront transférés à l'entrepôt Electric selon les modalités de livraison du Client.

Des frais d'entrée s'appliqueront pour les appareils qui ne se trouvent pas à l'entrepôt Electric.

Chaque appareil sera soumis au processus d'entrée standard d'Electric, qui comprend :

  • Inspection pour détecter les défauts physiques

  • Nettoyage pour s'assurer que les appareils respectent les normes de qualité d'Electric

  • Vérification que l'appareil s'allume et fonctionne correctement

  • S'assurer que l'appareil est effacé et qu'un système d'exploitation propre est installé

  • Vérification d'un câble de chargement fonctionnel

Remplacement du câble de chargement

Si un appareil est dépourvu d'un câble de chargement fonctionnel, Electric se procurera un remplacement, et le coût associé sera facturé au client.

Consignation de l'inventaire

Tous les appareils seront consignés dans Electric, incluant des détails sur leur état, leur fonctionnalité et leur disponibilité pour le déploiement.

Phase 2 — Electric et services d'entreposage continus

Sélection d'appareils pour l'intégration et les besoins ponctuels

Le Client peut sélectionner des appareils de l'inventaire de l'entrepôt pour l'intégration des employés ou les besoins ponctuels via Electric.

Les appareils sélectionnés seront nettoyés, inspectés et expédiés aux employés ou emplacements désignés.

Electric ne configurera pas les appareils avant l'expédition.

Le client sera responsable de couvrir les frais d'expédition de l'entrepôt à ses employés.

Flux de travail de départ et retour des appareils

Lors du flux de départ, les appareils seront renvoyés à l'entrepôt Electric via UPS avec un code QR fourni par Electric. Les frais d'expédition seront facturés au client.

À la réception, les appareils subiront le processus suivant :

  • Inspection pour détecter les défauts physiques

  • Nettoyage pour s'assurer que l'appareil respecte les normes de qualité

  • Vérification que l'appareil s'allume et fonctionne correctement

  • Confirmation d'un câble de chargement fonctionnel

  • Si un appareil est dépourvu d'un câble de chargement fonctionnel, Electric se procurera un remplacement, et le coût associé sera facturé au client

  • S'assurer que l'appareil est effacé et que le système d'exploitation est restauré

  • S'assurer que l'état actuel de l'appareil est mis à jour dans Electric

Des frais mensuels récurrents pour le stockage des appareils à l'entrepôt Electric seront facturés au client.

Certificats de destruction (COD)

Un COD est la preuve qu'un appareil a été détruit de façon sécurisée et permanente.

Le processus garantit que toutes les données sont irrécupérables et fournit une conformité documentée pour vos dossiers.

Pour qu'un COD soit fourni, un appareil doit d'abord être expédié à l'entrepôt, avec tous les frais d'expédition qui pourraient s'appliquer.

Responsabilités du client

Voici une liste des responsabilités du client :

Liste des appareils : Fournir une liste exacte des appareils, incluant les numéros de série, pour le transfert initial.

Modalités d'expédition : Coordonner et couvrir l'expédition vers l'entrepôt Electric pour les transferts initiaux.

Inclusion des accessoires : S'assurer que les appareils sont transférés avec tous les accessoires requis, incluant les câbles de chargement.

Critères d'achèvement

Les critères suivants détermineront l'achèvement du projet :

  • Le transfert initial des appareils du Client est traité avec succès.

  • Les appareils sont inspectés, nettoyés, consignés dans le système Electric et préparés pour le stockage ou le déploiement.

  • Les appareils stockés dans l'entrepôt sont visibles dans Electric et affichent un site Entrepôt.

  • Les appareils auxquels il manque des câbles de chargement sont réglés avec des remplacements procurés au besoin.

Hypothèses et prérequis

  • Tous les travaux supplémentaires non définis dans cette procédure constitueront un ordre de modification/avenant.

  • Tous les travaux seront effectués pendant les heures ouvrables.

  • Le client est responsable de fournir des informations exactes sur les appareils et les numéros de série.

  • Electric ne traitera que les appareils qui répondent aux exigences d'entrée.

  • Les appareils nécessitant des configurations personnalisées, des réparations importantes ou des remplacements au-delà des services standard sont hors de portée.

Éléments hors de portée

  • Réparation ou remplacement d'appareils physiquement endommagés au-delà du nettoyage et de l'inspection standard

  • Installations de logiciels personnalisés ou paramètres personnalisés

  • Configurations spécifiques à la réglementation ou à la conformité

  • Expédition vers des adresses non vérifiées

  • Expédition vers des emplacements en dehors des États-Unis