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Grupos

Introducción

Piensa en los Grupos como tus plantillas de operaciones de TI y del negocio. Al organizar a los empleados en grupos personalizados, creas plantillas inteligentes que ayudan a que los empleados obtengan lo que necesitan.

Los Grupos deben configurarse con Aplicaciones para que funcionen correctamente. Sin esta asociación, tus procesos de incorporación y desvinculación no sabrán qué aplicaciones otorgar o revocar sin varios pasos adicionales. Los Grupos sirven como presets que manejan la mayoría de los casos de empleados, con flexibilidad para excepciones individuales cuando sea necesario.

Ya sea que estés organizando por departamentos, ubicaciones o equipos, los Grupos garantizan que cada empleado obtenga las herramientas que necesita.

Los Grupos como tu "Sistema de plantillas de TI"

Piensa en los Grupos como plantillas que hacen que las operaciones de TI sean predecibles:

  • 90% de automatización: La mayoría de los empleados encajan en Grupos, Departamentos o Equipos estándar con necesidades similares.

  • 10% de flexibilidad: Maneja casos únicos con ajustes individuales en el Perfil del empleado.

  • Experiencia consistente: Cada nuevo empleado obtiene las aplicaciones y el hardware correctos cuando se le asigna al grupo.

Configurar Grupos

Consejo: Si no tienes una estructura de grupos existente, comienza con Grupos amplios (como "Todos los empleados") para aplicaciones universales como tu cliente de correo electrónico o aplicación de chat, y luego crea Grupos específicos (como "Equipo de ventas" o "Ingeniería") para herramientas específicas por rol.

Agregar un Grupo

  1. Inicia sesión en Electric.

  2. Navega a Grupos en la sección de Personas.

  3. Haz clic en el botón + Agregar grupo.

  4. Agrega un grupo padre (opcional pero útil).

    • Esto permite que tu nuevo grupo herede aplicaciones automáticamente.

    • Ejemplo: Tu grupo "Equipo de finanzas" hereda las aplicaciones esenciales de "Todos los empleados" y además obtiene herramientas específicas de finanzas.

  5. Ingresa el nombre de tu grupo.

  6. Agrega empleados.

  7. Haz clic en Agregar grupo.

Conectar aplicaciones a tu Grupo

Este paso es lo que transforma al Grupo de una simple etiqueta en el empleado a un preset que Electric usará para agilizar operaciones posteriores.

  1. Haz clic en Editar en la pestaña Aplicaciones.

  2. Selecciona las aplicaciones relevantes para las necesidades del grupo.

  3. Selecciona el siguiente paso correcto según el nivel de acceso necesario. Aparecerá un modal para guiar al usuario administrador.

Gestionar tus Grupos

Editar el nombre de un Grupo

Ajusta tus grupos a medida que tu organización evoluciona.

  1. Haz clic en el mosaico del grupo que deseas editar.

  2. Haz clic en el botón Editar grupo en la parte superior derecha.

  3. Actualiza el nombre y presiona Enter.

Agregar o eliminar aplicaciones

Mantén tus grupos actualizados a medida que cambia tu conjunto de aplicaciones.

Para agregar o eliminar aplicaciones:

  1. Navega a la pestaña Aplicaciones.

  2. Selecciona nuevas aplicaciones para agregar a través del botón Acciones.

  3. Sigue las instrucciones en el modal para confirmar las adiciones o eliminaciones y los impactos deseados en los miembros del grupo.

Eliminar un Grupo

Cuando sea el momento de retirar un grupo:

  1. Haz clic en los 3 puntos en el mosaico del grupo.

  2. Selecciona Eliminar grupo.

  3. Confirma haciendo clic en el botón de eliminar.

Elegir la acción correcta para el empleado en el modal

Al ajustar grupos para empleados, verás algunas opciones sobre cómo deseas ajustar al empleado ahora que está siendo agregado o eliminado del grupo.

Las opciones en el modal son:

  • Necesita cuentas – Otorga a este empleado acceso a las aplicaciones del grupo creando solicitudes.

  • Tiene cuentas – El empleado ya tiene acceso; actualiza el perfil para reflejarlo (no se envían solicitudes).

  • Revisar aplicaciones individualmente – Decide el acceso para cada aplicación.

Ten en cuenta que si seleccionas crear solicitudes, se enviarán correos electrónicos y se generarán tareas en el panel de Tareas del producto para garantizar que los nuevos empleados sean agregados o eliminados según las ediciones del grupo.

Grupos sincronizados desde el sistema de RR. HH.

Por qué los grupos sincronizados tienen limitaciones

Los grupos que se sincronizan desde un sistema de terceros (como software de RR. HH.) no pueden ajustarse en Electric.

  • No puedes editar directamente la membresía de empleados, el nombre del grupo ni crear subgrupos dentro de la plataforma Electric.

  • Solo se permite la asignación de aplicaciones después de que los grupos se sincronizan desde el sistema de origen.

Cuando los grupos se sincronizan desde el sistema de origen, Electric actúa como un reflejo de esos datos. Si se permitieran ediciones en ambos lugares, se crearían conflictos que generarían inconsistencias entre sistemas.

Para mantener tus datos precisos y sincronizados, el sistema de RR. HH. de origen sigue siendo la fuente de verdad para estos grupos cuando están sincronizados.