Mises à jour des employés | Electric Knowledge Base

Introduction

Maintenir les données des employés synchronisées ne devrait pas ressembler à recâbler un circuit électrique de zéro. La page de paramètres Mises à jour des employés vous donne le contrôle sur la façon dont Electric gère deux des moments les plus importants du cycle de vie d'un employé : l'intégration TI et les transferts de groupe. Que vous préfériez automatiser le gros du travail ou garder un œil humain sur le processus, ces paramètres vous permettent de configurer exactement ce qu'Electric fait en votre nom, afin que votre équipe passe moins de temps sur les tâches manuelles et plus de temps sur ce qui compte vraiment.

Détails de la fonctionnalité

Intégration TI

Lorsqu'un nouvel employé est intégré, Electric génère une tâche « Compléter la configuration TI » pour s'assurer que chaque nouvelle recrue est prête à travailler dès le départ. Cette section vous permet de décider quelle part du processus s'exécute automatiquement et ce qui reste entre les mains de votre équipe.

Applications

Choisissez comment l'accès aux applications est géré pour les nouveaux employés. Deux options sont disponibles :

Révision manuelle (par défaut) : L'accès aux applications est vérifié en fonction des groupes assignés à l'employé. Une étape de révision est incluse dans la tâche Compléter la configuration TI avant que l'accès soit accordé, ce qui vous donne un point de contrôle avant que quoi que ce soit ne soit activé.
Automatisé : Les applications sont attribuées automatiquement en fonction des appartenances aux groupes, sans révision supplémentaire. L'accès est accordé dès que l'intégration est lancée.

Planifier les tâches d'application à l'avance

Par défaut, les tâches d'application sont déclenchées dès que vous complétez manuellement la tâche de configuration TI. Vous pouvez activer ce paramètre pour exécuter les tâches d'application un nombre défini de jours civils avant la date de début.

Exemple : Supposons que votre nouvelle recrue, Jamie, a une date de début le lundi 10 mars, et que vous configurez les tâches d'application pour s'exécuter 3 jours à l'avance. Lorsque vous complétez la tâche de configuration TI le 1er mars, Electric attendra avant de déclencher les tâches d'application jusqu'au 7 mars. À ce moment-là, les automatisations se déclenchent automatiquement — par exemple, la création du courriel Google Workspace de Jamie ou l'octroi de l'accès à Slack — et toutes les tâches d'accès manuelles sont envoyées aux responsables d'application désignés pour action. Tout est prêt et en attente lorsque Jamie arrive le premier jour.

Matériel

Décidez comment l'approvisionnement en matériel est géré pour chaque nouvel employé. Trois options sont disponibles :

Me laisser décider (recommandé) : Vous choisissez, pour chaque employé, s'il a besoin de matériel. Une tâche « Attribuer ou acheter du matériel » est créée à partir de la tâche Compléter la configuration TI uniquement lorsque vous décidez que c'est nécessaire.
Toujours créer une tâche : Une tâche « Attribuer ou acheter du matériel » est créée automatiquement pour chaque nouvelle recrue, en supposant que chaque employé a besoin d'un appareil.
Ignorer : L'approvisionnement en matériel est entièrement ignoré pour votre entreprise. Choisissez cette option si votre équipe gère le matériel en dehors d'Electric.

Transfert de groupe

Lorsqu'un employé est ajouté ou retiré d'un groupe dans votre système RH, Electric peut gérer pour vous les changements d'accès aux applications en aval. Cette section contrôle la façon dont ces transferts sont gérés.

Transfert entrant

Lorsqu'un employé est ajouté à un groupe dans votre système RH, choisissez comment Electric accorde l'accès aux applications du nouveau groupe :

Manuel (par défaut) : Une tâche « Changement de groupe » est créée pour qu'un administrateur la révise et la complète.
Automatisé : Electric ajoute automatiquement l'employé aux applications du nouveau groupe. Si le transfert sortant est configuré en manuel, une tâche « Changement de groupe » est tout de même créée, mais seul le côté retrait nécessite une action de l'administrateur.

Transfert sortant

Lorsqu'un employé est retiré d'un groupe dans votre système RH, choisissez comment Electric supprime l'accès aux applications de l'ancien groupe :

Manuel (par défaut) : Une tâche « Changement de groupe » est créée afin qu'un administrateur puisse réviser l'accès qui sera retiré avant que cela ne se produise.
Automatisé : Electric supprime automatiquement l'accès aux applications de l'ancien groupe. Si le transfert entrant est en manuel, une tâche « Changement de groupe » est tout de même créée, mais seul le côté ajout nécessite une action de l'administrateur.

Instructions

Configurer les paramètres de mises à jour des employés

Connectez-vous à Electric
Cliquez sur le nom de votre entreprise dans le menu supérieur
Sélectionnez Paramètres
Cliquez sur l'onglet Profil de l'entreprise
Sélectionnez Mises à jour des employés
Sous Intégration TI, choisissez votre option préférée pour Applications et Matériel
Si désiré, activez Planifier les tâches d'application à l'avance et définissez le nombre de jours
Sous Transfert de groupe, sélectionnez vos options préférées pour Transfert entrant et Transfert sortant
Cliquez sur Enregistrer les informations

Conseil : Vous n'êtes pas sûr des paramètres qui conviennent à votre équipe? La révision manuelle est un excellent point de départ si vous êtes nouveau sur Electric ou si vous préférez un contrôle plus étroit lors de l'intégration. Vous pouvez toujours basculer vers l'automatisation une fois que vous êtes à l'aise avec le processus.

Si vous avez des questions sur la configuration de ces paramètres, contactez notre équipe à support@electric.ai.