Integración de la aplicación Google Workspace

Introducción

Electric ha lanzado una automatización con Google Workspace.

Como cliente tanto de Google Workspace como de Electric, ahora puedes integrar ambas aplicaciones para agilizar la creación y desactivación de cuentas de empleados.

La integración también admite la sincronización de datos del perfil, manteniendo la información de los empleados consistente en ambas plataformas automáticamente a medida que se realizan cambios en Electric o en tu sistema HRIS aplicable.

Beneficios

• Automatizar la creación y desactivación de empleados mejora la eficiencia y la seguridad. Elimina los procesos manuales, reduciendo el error humano y garantizando que los empleados tengan acceso oportuno.

• La automatización apoya la revocación inmediata del acceso de un empleado saliente, mitigando los riesgos de seguridad.

• Los datos del perfil del empleado se mantienen actualizados en Google Workspace cada vez que un campo compatible cambia en Electric, ya sea actualizado manualmente o mediante una sincronización de HRIS.

• Agiliza la incorporación y desvinculación, ahorrando tiempo para que los empleados vuelvan a tareas más estratégicas en lugar de gestionar manualmente el acceso a las aplicaciones de sus compañeros.

Alcance de la automatización actual de Google Workspace

• Creación de nuevas cuentas.

• Suspensión de cuentas existentes.

• Sincronización de datos del perfil del empleado.

Cómo configurar la automatización de Google

Asegúrate de ser un usuario administrador tanto en Electric como en Google Workspace de tu empresa para completar este proceso en solo unos minutos. Si no eres administrador, deberás asociarte con esa persona en tu empresa para completar esta configuración.

Requisito previo: Agrega Google Workspace a tus aplicaciones de Electric a través de http://my.electric.ai/applications .

Pasos:

1. Navega a Aplicaciones desde el menú de navegación lateral izquierdo.

2. Haz clic en la aplicación de Google Workspace en la lista de aplicaciones.

3. Dentro del cuadro de configuración de automatización, haz clic en el botón "Conectar Google Workspace".

4. Sigue las instrucciones en la ventana emergente.

5. Una vez que regreses al cuadro de configuración de automatización, marca las casillas para habilitar la automatización según lo desees.

Las futuras solicitudes para agregar o eliminar cuentas de empleados utilizarán estas configuraciones en adelante.

Sincronización de datos del perfil del empleado

Con la sincronización de perfiles habilitada, Electric enviará automáticamente las actualizaciones del perfil del empleado a Google Workspace cada vez que un campo del perfil cambie en Electric, ya sea que ese cambio haya sido realizado manualmente por un administrador o activado por una sincronización de HRIS.

En este momento, solo se incluyen los siguientes campos en la sincronización:

• Nombre

• Apellido

• Número de teléfono

• Cargo

• Correo electrónico personal

• Correo electrónico laboral

También puedes habilitar la configuración Notificar al campeón de aplicación en caso de fallo. Cuando está marcado, si una sincronización de perfil falla, al campeón de aplicación se le asignará una tarea manual que indica qué campos deben actualizarse. Esto garantiza que nada se pierda si una sincronización no sale según lo planeado.

La sincronización de perfiles se ejecuta como parte de la automatización general y no requiere ninguna configuración adicional más allá de habilitarla en el cuadro de configuración de automatización después de conectar Google Workspace.

Configurar el acceso y la configuración

Una vez conectada la automatización, puedes ajustar exactamente cómo Electric gestiona las cuentas de Google Workspace desde la pestaña Acceso y configuración en la página de detalles de la aplicación de Google Workspace. Aquí es donde configuras el comportamiento de creación y eliminación de cuentas, y estableces anulaciones a nivel de grupo para equipos con diferentes necesidades.

Configuración predeterminada

La configuración predeterminada se aplica a todos los empleados a menos que una configuración de grupo personalizada la anule. Piensa en esto como tu configuración base que impulsa toda la organización.

La configuración de Creación de cuentas incluye:

• SKUs de licencia (por ejemplo, Google Workspace Business Standard)

• Asignación de unidad organizativa

• Configuración de calendario

• Membresía de grupo

La configuración de Eliminación de cuentas incluye:

• Método de eliminación (eliminar/deshabilitar cuenta)

• Si el método de eliminación está configurado como deshabilitar, estas configuraciones adicionales están disponibles:

  • Actualizar unidad organizativa

  • Revocar licencias adicionales

  • Restablecer MFA del usuario

  • Eliminar usuario de los grupos

  • Revocar sesiones de usuario activas

  • Eliminar contraseñas específicas de la aplicación

Para editar tu configuración predeterminada, haz clic en el ícono de lápiz en la sección de Configuración predeterminada y actualiza los campos según sea necesario.

Configuración personalizada

La configuración personalizada te permite anular los valores predeterminados para grupos de empleados específicos. Esto es ideal cuando diferentes equipos requieren diferentes tipos de licencias, unidades organizativas o comportamiento de desvinculación.

Para agregar una configuración de grupo personalizada:

1. Haz clic en Agregar configuración personalizada en la sección de Configuración personalizada.

2. Selecciona el grupo de empleados que deseas configurar.

3. Define la configuración de creación y eliminación de cuentas para ese grupo.

4. Guarda los cambios.

Cualquier grupo con una configuración personalizada seguirá esas reglas en lugar de los valores predeterminados durante la incorporación y desvinculación. Puedes editar o eliminar configuraciones personalizadas en cualquier momento usando los íconos de lápiz y papelera junto a cada grupo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé si la cuenta de Google del empleado fue creada o suspendida correctamente? Para confirmar que el nuevo correo electrónico fue creado o que un correo electrónico existente fue suspendido correctamente, deberás confirmarlo en el portal de administración de Google Workspace hasta que la automatización comience a generar tareas de confirmación en Electric.

La tabla de aplicaciones en Electric se actualizará con un estado de conectada una vez que la conexión entre los dos sistemas esté completa.

¿Cuándo y cómo crea Electric el correo electrónico en la instancia de Google Workspace? Las cuentas de correo electrónico se crearán (y suspenderán) en el momento en que se envíe un formulario de incorporación/desvinculación en Electric.

Los formularios de incorporación/desvinculación solo pueden ser enviados en este momento por un administrador de la cuenta de Electric.

Dado que Electric no admite la programación de una incorporación/desvinculación en este momento, todas las automatizaciones se inician en el momento del envío del formulario.

La acción resultante en el correo electrónico del empleado se reflejará de inmediato en el portal de administración de Google Workspace.

¿Qué pasa si mi sistema de RR. HH. u otra tecnología ya está creando automáticamente mis cuentas de Google? En este caso, las automatizaciones de aplicaciones de Electric serán más valiosas para ti en un futuro próximo cuando haya más aplicaciones disponibles para automatizar. No hay ningún beneficio adicional en este caso al automatizar Google Workspace por segunda vez en Electric.

Nota: Puedes elegir automatizar la creación, la suspensión o ambas desde la configuración específica de la aplicación.

¿Cómo reciben los nuevos empleados las credenciales que necesitan para iniciar sesión en su cuenta de Google después de enviar el formulario de incorporación en Electric? El remitente de la incorporación del nuevo empleado (típicamente el administrador de TI o administrador de Electric) recibirá un correo electrónico con un enlace para ver las credenciales. Ese enlace te llevará a una página segura donde podrás copiar las credenciales y enviarlas a tu nuevo empleado a través del método de comunicación preferido en tu empresa.

¿Puedo usar el SSO de Google Workspace con Electric? Si ya estás usando Google Workspace como tu solución SSO en tu empresa, puedes continuar haciéndolo con esta integración.

Si Electric está creando todos tus nuevos empleados (o desactivando a los que se van) en Google Workspace, el resto de tus reglas de SSO para las aplicaciones deberían aplicarse una vez que las hayas configurado en tu administración de Google Workspace.

En este caso, se recomienda gestionar tus otras aplicaciones SaaS dentro del SSO de Google Workspace, en lugar de crear y desactivar cuentas de empleados individualmente en Electric.

Nota: En este momento, es posible que los correos electrónicos de Electric sigan enviándose a los campeones de aplicaciones de tu empresa incluso si deseas gestionar el acceso a las aplicaciones solo en el SSO. Este comportamiento se actualizará en la plataforma en un futuro próximo.

Si deseas configurar el SSO con Google Workspace por primera vez o no estás seguro de por dónde empezar con una implementación existente, comunícate con nuestro equipo de soporte para explorar la viabilidad: support@electric.ai

Comunícate con nuestro equipo en support@electric.ai si tienes alguna pregunta o necesitas información adicional para configurar la automatización de tu aplicación.