Tareas

Introducción

Las tareas son funciones esenciales para gestionar tus operaciones de TI. Las tareas en Electric están diseñadas para ayudar a todos los usuarios a organizar, priorizar y completar su trabajo en un único lugar. Las tareas proporcionan una forma estructurada de hacer seguimiento de actividades, fechas límite y responsabilidades, garantizando que nada quede sin atender.

Propósito de las tareas

Cada tarea incluye detalles como título, descripción, fecha, miembro del equipo solicitante y miembro del equipo asignado. Esto permite a los usuarios dividir proyectos grandes en pasos más pequeños y manejables, garantizando claridad y enfoque. Las tareas son útiles en entornos de trabajo acelerados donde el seguimiento de múltiples solicitudes es importante para la productividad de los empleados.

Para las empresas, los sistemas de gestión de tareas también pueden proporcionar información valiosa a través de reportes y cumplimiento normativo. Los gerentes pueden monitorear las tasas de finalización de tareas, identificar cuellos de botella y ajustar las cargas de trabajo según sea necesario. También pueden exportar las listas de accesos solicitados para auditorías y fines de cumplimiento, como SOC2. Esto fomenta un entorno de trabajo más organizado y productivo, lo que en última instancia conduce a mejores resultados tanto para la organización como para los empleados.

Cómo ver los detalles de una tarea

Para acceder a información detallada sobre una tarea:

1. Inicia sesión en Electric.

2. Haz clic en el ícono de Tareas en el menú superior (tiene forma de marca de verificación).

3. Localiza la tarea que deseas ver en tu lista de tareas.

4. Haz clic en el título de la tarea para abrir la página de Detalles de la tarea.

5. Revisa toda la información relevante en las secciones Detalles de la tarea y Detalles del empleado.

Para marcar una tarea como completada:

1. Abre la página de Detalles de la tarea que completaste.

2. Verifica que se hayan tomado todas las acciones requeridas.

3. Haz clic en el botón Marcar como completada.

4. La tarea será eliminada de tu lista de tareas activas y registrada como completada.

Visualización de tareas - Permisos

Los administradores de la cuenta de Electric podrán ver las tareas de toda su organización.

Los empleados sin el rol de administrador solo podrán ver las tareas que les han sido asignadas para que actúen como campeones.

Las tareas que se completan mediante una automatización conectada en Electric se mostrarán como asignadas a Electric, y la finalización automatizada se reflejará en la tabla de tareas.

Visualización de tareas - Asignaciones

Los administradores de la cuenta de Electric pueden garantizar que las tareas sean dirigidas a las personas correctas ajustando la configuración de asignados. Ve a la configuración de categorías de solicitudes para actualizar tus preferencias.

Para personalizar los asignados de aplicaciones individuales, actualiza el Campeón de Aplicación en la página de configuración de la aplicación. Los cambios tendrán efecto de inmediato para todas las tareas generadas a partir de ese momento.

¿Qué es un "Campeón"?

El término "campeón" designa al empleado que tiene privilegios a nivel administrativo y actúa como el principal responsable de tomar decisiones para una categoría específica de solicitudes.

El campeón actúa como la figura de autoridad responsable de revisar, aprobar o rechazar solicitudes dentro de su área designada, garantizando que todas las solicitudes y cambios en aplicaciones y hardware estén alineados con las políticas y presupuestos de la organización.

Ten en cuenta que el campeón puede ser un administrador o un empleado dentro de Electric.

Sin embargo, todos los campeones deben tener los niveles de privilegio correctos dentro de la aplicación de terceros o los portales relevantes para tomar acciones en nombre de otros que tienen solicitudes.

Reasignar una tarea

Para reasignar una tarea a otro empleado:

1. Navega a la página de detalles de la tarea haciendo clic en el título de la tarea en la primera columna de http://my.electric.ai/tasks .

2. Usa el menú desplegable en el cuadro de detalles de la tarea en el lado derecho para seleccionar el nuevo empleado deseado.

3. Este empleado recibirá un correo electrónico y verá la tarea en su cola de tareas una vez enviada.

Datos de tareas - ¿Qué se incluye?

La página de Detalles de la tarea muestra información esencial sobre cada tarea, organizada en secciones claras que te ayudan a comprender qué debe hacerse y por qué.

Sección de Detalles de la tarea

• Asignado: El campeón responsable de completar la tarea y marcarla como completada en Electric.

• Tarea creada por: La persona que inició la tarea o el flujo de trabajo.

• Categoría: El tipo de solicitud (por ejemplo, Aplicaciones, Conectividad, Dispositivos, Otro).

• Fecha de creación: Cuándo se generó la tarea.

Sección de Detalles del empleado

• Solicitado para: El empleado que necesita el servicio o acceso.

• Cargo: El rol del empleado dentro de tu organización.

• Grupo: El grupo o grupos asignados al empleado, que ayudan a determinar su acceso a las aplicaciones.

• Correo electrónico del empleado: La dirección de correo electrónico laboral del empleado.

• Creado: La marca de tiempo que indica cuándo se inició la solicitud.

Consejos para gestionar tareas

• Revisa los detalles de la tarea antes de comenzar: Comprender el contexto completo te ayuda a completar las tareas de manera más eficiente.

• Usa la información del empleado: La membresía en grupos y el cargo proporcionan contexto útil sobre los accesos que el empleado debería tener.

• Comunícate cuando sea necesario: Si tienes preguntas sobre una tarea, comunícate con la persona que la creó.

• Completa las tareas con prontitud: La finalización oportuna de las tareas garantiza experiencias de incorporación y desvinculación fluidas para tu equipo.

Asignaciones de tareas

Comprender los Campeones Primarios y Secundarios

Electric utiliza una estructura clara de campeones para garantizar la responsabilidad y brindar cobertura de respaldo cuando sea necesario.

• Campeones Primarios: El Campeón Primario es el responsable principal de una tarea y recibe notificaciones directas por correo electrónico cuando se crea una nueva solicitud. Este campeón es responsable de completar la tarea y garantizar que la solicitud sea atendida con prontitud.

• Campeones Secundarios: Los Campeones Secundarios brindan cobertura de respaldo y se mantienen informados mediante notificaciones de correo electrónico en copia. Aunque no son los responsables principales, pueden intervenir para ayudar si el Campeón Primario no está disponible o necesita apoyo.

• Asignación predeterminada: Si no existe una asignación manual para una categoría de solicitud o aplicación, el primer Administrador de tu organización se convierte automáticamente en el Campeón Primario predeterminado.

• Notificaciones por correo electrónico: Cuando se te asigna como campeón de una categoría o aplicación, recibirás un correo electrónico de confirmación informándote sobre tu nueva responsabilidad. Los Campeones Primarios reciben notificaciones directas de tareas, mientras que los Campeones Secundarios son incluidos en copia para mantenerse informados.

• Recordatorios automáticos: Para mantener las tareas en movimiento, Electric envía correos electrónicos de recordatorio automáticos para tareas abiertas y pendientes después de 72 horas sin actividad.

Asignación de tareas: cómo funciona

Cuando se crean tareas a través de procesos de incorporación, desvinculación o solicitudes de acceso, Electric las asigna automáticamente al Campeón Primario correspondiente según la categoría de solicitud o la configuración de la aplicación que hayas configurado.

Responsabilidad clara, mejores resultados

Este enfoque proporciona una responsabilidad clara y al mismo tiempo mantiene a los campeones de respaldo informados y listos para intervenir cuando sea necesario.

Cómo funciona en la práctica

Supongamos que Jane Doe es la Campeona Primaria y John Doe es un Campeón Secundario para las solicitudes de acceso a aplicaciones. Su compañera de trabajo, Alex, envía una solicitud para restablecer su contraseña del portal de RR. HH. de la empresa.

Esto es lo que sucede:

1. Se crea una tarea y se asigna a Jane (Campeona Primaria).

2. Jane recibe una notificación directa por correo electrónico sobre la tarea.

3. John recibe una copia del correo electrónico para mantenerse informado.

4. Jane restablece la contraseña de Alex desde el portal de administración.

5. Alex recibe el restablecimiento de contraseña de parte de Jane.

En otro ejemplo, Jane está fuera de la oficina esa semana:

1. Se crea una tarea y se asigna a Jane (Campeona Primaria).

2. Jane recibe una notificación directa por correo electrónico sobre la tarea.

3. La tarea no se completa; se envía un recordatorio por correo electrónico a Jane y John.

4. John recibe una copia del correo electrónico para mantenerse informado.

5. John se hace cargo de las tareas pendientes y restablece la contraseña de Alex desde el portal de administración.

6. Alex recibe el restablecimiento de contraseña de parte de John.